Sử dụng hóa đơn điện tử ngành xăng dầu theo Nghị định 123, Thông tư 78

Cập nhật thông tin mới nhất về những quy định xuất hóa đơn điện tử cho ngành xăng dầu theo Nghị định 123, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hiện nay, xăng dầu là một trong những ngành được Chính phủ khuyến khích chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử sớm. Hóa đơn điện tử xăng dầu giúp các đơn vị kinh doanh tháo gỡ khó khăn trong quá trình quản lý nghiệp vụ kế toán cũng như chống thất thu thuế.

Sau đây, Viettelnet sẽ chia sẻ chi tiết về quy định áp dụng hóa đơn điện tử đối với ngành xăng dầu theo Nghị định 123, Thông tư 78.

I. Quy định áp dụng hóa đơn điện tử cho các đơn vị xăng dầu

1. Thời điểm lập hóa đơn 

Theo Điều 9, Nghị định 123, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là khi kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Khi đó, người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh để có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

2. Nội dung của hóa đơn

Theo Điểm c, khoản 14, Điều 10 tại Nghị định 123, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không cần phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

3. Truyền nhận dữ liệu lên cơ quan thuế

3.1. Theo điểm a.1, khoản 3, điều 22 Nghị định 123

Điểm a.1, khoản 3, điều 22 Nghị định 123 quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau: Người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng này ngay trong ngày.

3.2. Theo khoản 1, điều 58, Nghị định 123

Khoản 1 Điều 58 quy định trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử như sau: 

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực: xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường biển, đường bộ, đường sắt, đường thủy, tài chính tín dụng, nước sạch, bảo hiểm, y tế, kinh doanh siêu thị, thương mại điện tử, thương mại thực hiện xuất hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng do Tổng cục Thuế công bố.

3.3. Theo khoản 4 Điều 6, thông tư 78

Khoản 4 Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác như sau:

• Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng: người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a1, khoản 3, Điều 22, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 
• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu: người bán sau khi lập hóa đơn điện tử thì gửi đồng thời cho người mua và cơ quan thuế theo quy định tại điểm a2, khoản 3, Điều 22, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Xử lý sai sót hóa đơn

4.1. Nội dung quy định

Điểm d, Điều 7, Thông tư 78 quy định về việc xử lý sai sót của hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế trong một số trường hợp như sau: Nếu hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hoặc thay thế. 

4.2. Phương thức sử dụng

Như vậy, đơn vị kinh doanh xăng dầu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo 3 phương thức sau:

• Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho khách hàng có mã số thuế và có thỏa thuận với người mua để thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
• Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh
• Chuyển đồng thời nội dung từng hóa đơn và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho các khách hàng có mã số thuế, có thỏa thuận với người mua để thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và khách hàng là cá nhân không kinh doanh

II – Cách xuất hóa đơn điện tử bán xăng dầu trên phần mềm hóa đơn điện tử

1. Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

1.1. Đối tượng

Các đơn vị bán xăng dầu cho khách hàng có mã số thuế và có thỏa thuận với người mua để thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu

1.2. Tờ khai 

• Loại hóa đơn: hóa đơn không mã 
• Phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế: chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

1.3. Cách xuất hóa đơn điện tử

• Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử có đầy đủ ký hiệu
• Bước 2: Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai và thực hiện xuất hóa đơn cho người mua như bình thường
• Bước 3: Ký số, phát hành hóa đơn điện tử
• Bước 4: Nhấn chọn gửi hóa đơn cho người mua và gửi hóa đơn lên cơ quan thuế theo quy định

2. Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

2.1. Đối tượng

Các đơn vị bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh

2.2. Tờ khai 

• Hình thức hóa đơn: hóa đơn không mã
• Phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế: chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

2.3. Cách thực hiện

Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị). 

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo từng mặt hàng bán trong ngày

• Chọn tham số bao gồm: kỳ (ngày) và loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu
• Nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file excel theo mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp. 
• Kiểm tra dữ liệu của bảng tổng hợp dữ liệu xăng dầu
• Ký số và gửi bảng tổng hợp dữ liệu cho cơ quan thuế 

3. Chuyển đồng thời nội dung từng hóa đơn và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

3.1. Đối tượng

Các đơn vị bán xăng dầu cho khách hàng có mã số thuế, đã thỏa thuận với người mua để thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và khách hàng là cá nhân không kinh doanh

3.2. Tờ khai

• Hình thức hóa đơn: hóa đơn không mã
• Phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế: chuyển đồng thời đầy đủ nội dung từng hóa đơn và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

3.3. Cách thực hiện

Thực hiện cả 2 nội dung hóa đơn của trường hợp 1 và trường hợp 2, trong đó: 

• Hóa đơn (có ký hiệu) gửi cho người mua có mã số thuế và gửi cho cơ quan thuế thuế theo từng lần phát hành.
• Hóa đơn cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh (hóa đơn bán lẻ xăng dầu) thì thực hiện như sau:

Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị)

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán trong ngày 

• Chọn tham số bao gồm: kỳ (ngày) và loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu
• Tải tệp nhập khẩu mẫu và nhập dữ liệu xăng dầu bán trong ngày vào file tệp mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp (số liệu tổng lượng bán trong ngày – số lượng đã xuất hóa đơn cho người mua có mã số thuế).
• Kiểm tra dữ liệu của bảng tổng hợp dữ liệu xăng dầu
• Ký số và gửi bảng tổng hợp dữ liệu cho cơ quan thuế

>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể & 7 lưu ý cần biết

III. Sinvoice Viettel –  Phần mềm hóa đơn điện tử có tính bảo mật cao, dễ sử dụng

00Phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xăng dầu quản lý tốt hóa đơn của mình.

1. Giải pháp từ phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel

Để có thể lập và xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp xăng dầu nhanh chóng và không bị sai sót, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel.

Đây là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy, đáp ứng đầy đủ các tính năng phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành. 

2. Vì sao nên chọn Sinvoice tại Viettelnet?

So với những phần mềm hóa đơn điện tử khác trên thị trường, Sinvoice được người dùng đánh giá cao hơn vì:

• Sinvoice Viettel có tính bảo mật cao, tương thích tốt với nhiều phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng khác
• Đây là sản phẩm được nghiên cứu và phát triển bởi Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, đảm bảo cơ sở hạ tầng tốt nhất Việt Nam.
• Phần mềm xuất hóa đơn điện tử trên môi trường mạng internet nhanh chóng, dễ dàng mọi lúc mọi nơi, có thể dùng trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh.
• Sinvoice hỗ trợ lưu trữ miễn phí 10 năm, giúp tối ưu hóa chi phí lưu trữ cho doanh nghiệp

Công tác chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử với ngành xăng dầu theo Nghị định 123, Thông tư 78 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Viettelnet hy vọng bài viết trên sẽ giúp các đơn vị kinh doanh nắm được những thông tin quan trọng nhất về hóa đơn điện tử đối ngành xăng dầu và chuẩn bị những thủ tục cần thiết để thực hiện xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trong thời gian sớm nhất.

Để được hướng dẫn đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Chuyên viên kỹ thuật của Viettelnet qua hotline: 0866.222.900 – 0963.14.53.53. Đây là đơn vị uy tín chuyên cung cấp phần mềm Sinvoice với chính sách giá tốt nhất trên thị trường mà bạn có thể tham khảo.