Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi đăng ký hóa đơn điện tử? Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập.

Hiện nay, việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được trình tự các bước đăng ký sử dụng loại hóa đơn này, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập. 

Ở bài viết dưới đây, Viettelnet sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp, mời bạn đọc cùng tham khảo.

I. Cần chuẩn bị gì khi đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp?

1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những điều dưới đây:

1.1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số

Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Đồng thời, chữ ký số này phải còn hiệu lực ký tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.

1.2. Sử dụng thiết bị có khả năng truy cập mạng

Thiết bị có khả năng truy cập mạng internet, đường truyền tải ổn định để thực hiện các thao tác kê khai, phát hành hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử.

1.3. Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín

Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn để đảm bảo cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian khoảng 10 năm theo quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận an toàn và bảo mật.

1.4. ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ ĐƯỢC TRANG BỊ ĐỦ KIẾN THỨC SỬ DỤNG

Đội ngũ nhân sự phải có kiến thức để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thành thạo. Ngoài ra, khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có chính sách hỗ trợ khách hàng 24/7 để luôn được hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề cần giải đáp.

1.5. PHẦN MỀM BÁN HÀNG HÓA PHẢI KẾT NỐI TỰ ĐỘNG VỚI PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Có phần mềm bán hàng hóa và dịch vụ kết nối với phần kế toán. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ sẽ được chuyển vào phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu) một cách tự động tại thời điểm lập hóa đơn.

Tuy nhiên, hầu hết Cơ quan thuế sẽ không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập phải có những phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm ý kiến của Cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.

2. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đảm bảo đủ điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký với những giấy tờ dưới đây:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử mẫu do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp.

3. Các lưu ý cần biết để đăng ký hóa đơn điện tử

• Về Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn điện tử mẫu cần phải là bản scan và được đưa chung vào 1 bản dưới định dạng word (.doc).
• Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

XEM THÊM:

• Cách xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp chế xuất xuất khẩu sản phẩm
• Kê khai hóa đơn điện tử đầu vào đối với các chi nhánh khác tỉnh
• LIÊN HỆ MUA ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIETTEL

II. Quy trình thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Sau khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế mở cửa, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới các doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.

Do đó, ngay sau khi nhận được thông báo này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước dưới đây để đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

Căn cứ theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, quá trình lập tờ khai như sau:

• Bạn hãy truy cập vào hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Tích để lựa chọn hình thức hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Tích để lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hoặc sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ.
• Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử phù hợp.
• Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
• Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.
• Đăng ký uỷ nhiệm lập hóa đơn nếu có.
• Điền đầy đủ và chính xác về ngày tháng năm, sau đó ký tên người nộp thuế.

Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp

Sau khi nhận được tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc đã tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh. Hình thức nhận là qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

>> Xem thêm: Mẫu hóa đơn điện tử xuất khẩu là mẫu nào?

Cơ quan thuế là đơn vị có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 1 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
• Nếu không được chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế, sau đó gửi lại theo trình tự các bước trên.

Lưu ý cho quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

• Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó.
• Doanh nghiệp sẽ không phải làm các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế.

III. Viettelnet – hỗ trợ thiết kế, hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với phần mềm Sinvoice Viettel

1. Giải pháp từ phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel

Sinvoice Viettel là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử bảo mật, an toàn và tiện ích nhất hiện nay vì nó đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Thông qua Sinvoice Viettel, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối và xử lý các nghiệp vụ, đồng thời thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.

Đặc biệt, phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel còn được tích hợp nhiều tính năng hữu ích như:

• Toàn bộ hóa đơn, dữ liệu sẽ được nhập và xử lý trên máy tính và máy chủ, không mất nhiều thời gian để viết và lưu trữ.
• Đảm bảo tính bảo mật cao, tránh tình trạng mất hoặc thất lạc dữ liệu.
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin và hóa đơn điện tử, đồng thời truy xuất hóa đơn nhanh chóng khi có nhu cầu.
• Hóa đơn được ghi nhập và chuyển trực tiếp tới khách hàng thông qua SMS, Email,… nhanh chóng.
• Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu miễn phí lên đến 10 năm.

2. Vì sao nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại Viettelnet?

Để được hướng dẫn trình tự đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel, bạn có thể liên hệ tới Viettelnet để được hỗ trợ. Đây là đơn vị thuộc Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel, vừa được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, vừa là đại lý có chính sách giá tốt nhất cả nước.

Đặc biệt, Viettelnet còn hỗ trợ tư vấn thiết kế và hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử miễn phí 100%. Do đó, nếu bạn cần hỗ trợ thiết kế và đăng ký hóa đơn điện tử với đầy đủ tính năng, bạn hãy liên hệ với Viettelnet.vn qua hotline  0866.222.900 – 0963.14.53.53 để nhận được sự hỗ trợ từ chuyên viên kỹ thuật Viettel giàu kinh nghiệm.