Phần mềm vBHXH Viettel là giải pháp giúp đơn vị sử dụng lao động lập, ký số và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử. Việc sử dụng vBHXH là một phương thức thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm; hồ sơ chỉ hợp lệ khi doanh nghiệp chọn đúng thủ tục, kê khai đúng dữ liệu, đính kèm đủ thành phần và ký bằng chứng thư số hợp lệ.

Doanh nghiệp nên thực hiện theo ba bước: Bước 1: cập nhật đúng thông tin đơn vị và người lao động; Bước 2: lập hồ sơ theo thủ tục đang áp dụng; Bước 3: ký gửi và kiểm tra phản hồi tại Lịch sử giao dịch.

Phần mềm hỗ trợ quản lý lao động, lập hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng, thay đổi thông tin, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản và các thủ tục điện tử khác theo danh mục được hệ thống triển khai. Với nghiệp vụ xác nhận quá trình đóng hoặc thủ tục liên quan đến sổ, phần mềm hỗ trợ khâu lập và gửi hồ sơ; quyết định xử lý cuối cùng thuộc cơ quan bảo hiểm xã hội.

Trước khi lập hồ sơ, HR nên kiểm tra mã số BHXH, họ tên, ngày sinh, căn cước, thời điểm tham gia và mức tiền lương làm căn cứ đóng.

Không bắt buộc chỉ dùng chữ ký số Viettel. vBHXH có thể kết nối với chữ ký số công cộng hợp lệ của các nhà cung cấp khác và chữ ký số do Ban Cơ yếu cấp theo phạm vi được hỗ trợ. Điều kiện quan trọng là chứng thư còn hiệu lực, đúng thông tin pháp nhân và máy tính nhận được thiết bị hoặc phương thức ký.

Nếu dùng Viettel-CA hoặc MySign, doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn khi cần hỗ trợ đồng bộ trong cùng hệ sinh thái, nhưng đây không phải điều kiện bắt buộc để mở tài khoản vBHXH.

Phiên bản web cho phép người dùng truy cập dữ liệu theo tài khoản đơn vị, vì vậy việc cài lại Windows không đồng nghĩa toàn bộ lịch sử giao dịch trên hệ thống bị mất. Tuy nhiên, các tệp lưu cục bộ như file Excel nhập lao động, bản PDF, chứng từ đính kèm và thư mục tải xuống vẫn có thể mất nếu không sao lưu.

Nên thực hiện: Bước 1: xuất dữ liệu cần lưu; Bước 2: sao chép sang ổ lưu trữ an toàn; Bước 3: bàn giao tài khoản và danh mục hồ sơ cho người phụ trách mới.

Đơn vị có phát sinh nghĩa vụ kê khai bảo hiểm xã hội điện tử đều có thể cân nhắc sử dụng. Với số lượng lao động ít, giá trị chính nằm ở việc giảm thao tác giấy, lưu lịch sử hồ sơ và theo dõi phản hồi tập trung. Trước khi mua, cần so sánh chi phí gói, số hồ sơ dự kiến và khả năng tự thao tác của người phụ trách.

Doanh nghiệp cần lưu ý Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm. Từ ngày 01/01/2026, sổ BHXH điện tử được triển khai theo quy định và có giá trị pháp lý như sổ giấy.

Phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ kê khai. Kế toán và HR vẫn phải kiểm tra đúng đối tượng tham gia, mức đóng, thời điểm báo tăng giảm, thành phần hồ sơ và phản hồi của cơ quan bảo hiểm.

Bảng giá vBHXH đang áp dụng được hiển thị tại shortcode bảng giá trong bài. Mức thanh toán có thể phụ thuộc thời hạn 1 năm, 2 năm, 3 năm, quy mô lao động, chương trình tặng tháng và việc đăng ký riêng hay kết hợp với chữ ký số.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên kiểm tra bốn nội dung: tổng phí đã gồm thuế hay chưa, tổng số tháng thực dùng, giới hạn lao động của gói và phí chữ ký số có nằm trong báo giá hay không.

Chính sách thương mại có thể được cấu hình theo cả thời hạn và quy mô lao động. Khả năng xử lý nghiệp vụ của phần mềm và cách tính giá là hai vấn đề khác nhau; doanh nghiệp không nên suy luận rằng phần mềm hỗ trợ nhiều lao động thì mọi gói đều có cùng mức phí.

Hãy cung cấp số lao động dự kiến, nhu cầu 1-3 năm và tình trạng chữ ký số để nhận đúng gói, tránh phải nâng cấp giữa kỳ.

Thông tin thường cần gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, mã đơn vị BHXH, giấy tờ người đại diện theo pháp luật, số điện thoại, email người giao dịch và thông tin xuất hóa đơn. Trường hợp gia hạn, cần bổ sung tài khoản đang dùng hoặc thông tin hợp đồng cũ để kiểm tra đúng đơn vị.

Không gửi ảnh USB Token, mã PIN chữ ký số hoặc mật khẩu tài khoản qua kênh công khai. Kỹ thuật viên không cần biết mã PIN để báo giá hoặc gia hạn phần mềm.

Thời gian phụ thuộc việc hồ sơ có đầy đủ, thông tin mã số thuế có khớp và khoản thanh toán đã được đối soát hay chưa. Với hồ sơ hợp lệ, chuyên viên có thể tạo yêu cầu kích hoạt trong thời gian làm việc; trường hợp trùng tài khoản, sai mã đơn vị hoặc cần xác minh sẽ lâu hơn.

Doanh nghiệp nên gửi thông tin sớm trước hạn, không chờ đến ngày cần nộp hồ sơ mới gia hạn. Sau khi nhận xác nhận, hãy đăng nhập kiểm tra thời hạn ngay.

Thời hạn của hợp đồng cũ thường thuộc nhà cung cấp cũ và không tự động chuyển sang vBHXH. Việc hỗ trợ thời gian tặng thêm chỉ áp dụng khi có chương trình chuyển đổi cụ thể và phải được thể hiện rõ trong báo giá hoặc xác nhận dịch vụ.

Trước khi chuyển, hãy xuất danh sách lao động, lưu hồ sơ đã gửi, mã hồ sơ, phản hồi của cơ quan bảo hiểm và biên bản bàn giao tài khoản.

Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá, hợp đồng hoặc chứng từ cung cấp dịch vụ và hóa đơn theo thông tin pháp nhân. Trước khi thanh toán, cần kiểm tra tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, gói thời hạn, số tháng tặng thêm và tổng giá trị.

Đây là cơ sở để kế toán hạch toán chi phí, đối chiếu thời hạn và làm việc khi cần hỗ trợ gia hạn.

Bước 1: dùng Chrome hoặc Edge đã cập nhật. Bước 2: đăng nhập nền tảng vBHXH bằng tài khoản đơn vị. Bước 3: tải công cụ ký số Socket từ khu vực tải về hoặc liên kết trên màn hình dịch vụ. Bước 4: cài bằng quyền quản trị viên. Bước 5: khởi động lại trình duyệt và ký thử.

Không tải bộ cài từ liên kết lạ và không tắt phần mềm bảo mật toàn bộ máy. Nếu Socket bị chặn, chỉ tạo ngoại lệ cho đúng chương trình đã xác minh.

Nguyên nhân thường gặp gồm Token chưa được nhận, driver Token chưa chạy, Socket chưa mở, chứng thư hết hạn, chứng thư không đúng mã số thuế hoặc trình duyệt chưa kết nối được với công cụ ký.

Bước 1: mở Token Manager và kiểm tra chứng thư. Bước 2: kiểm tra thời hạn. Bước 3: mở Socket bằng quyền quản trị viên. Bước 4: đóng mở lại trình duyệt. Bước 5: thử cổng USB hoặc máy tính khác để xác định lỗi thiết bị.

Nhiều hướng dẫn cũ sử dụng Java hoặc tiện ích ký đời trước. Với luồng ký web hiện hành, doanh nghiệp nên dùng công cụ ký số Socket được dịch vụ cung cấp. Không cài nhiều bản Java hoặc plugin không rõ nguồn vì có thể làm trình duyệt xung đột.

Hãy gỡ tiện ích cũ sau khi đã xác định không còn sử dụng, cài lại Socket, cho phép chương trình chạy qua tường lửa và thử lại trên một trình duyệt sạch.

Vào mục Lịch sử giao dịch, tìm theo thời gian, loại thủ tục hoặc mã hồ sơ. Kiểm tra lần lượt trạng thái gửi lên I-VAN, kết quả của cổng thông tin BHXH Việt Nam, kết quả xử lý của bộ phận tiếp nhận và email trả về.

“Gửi thành công” chỉ xác nhận hồ sơ đã được chuyển đi, chưa đồng nghĩa hồ sơ đã được duyệt. Cần đọc nội dung phản hồi cuối cùng và lưu tệp kết quả.

Bước 1: đổi mật khẩu tài khoản khi nhân sự cũ nghỉ việc. Bước 2: cập nhật email, số điện thoại người giao dịch nếu cần. Bước 3: xuất danh sách lao động và hồ sơ quan trọng. Bước 4: cài Token Manager và Socket trên máy mới. Bước 5: đăng nhập kiểm tra lịch sử giao dịch.

Không bàn giao mã PIN Token qua tin nhắn công khai. Nên có biên bản bàn giao tài khoản, hồ sơ đang xử lý và thời hạn dịch vụ.

Trước tiên, mở phản hồi và xác định lỗi thuộc nhóm thông tin đơn vị, thông tin lao động, sai thủ tục, sai kỳ, thiếu tệp hay lỗi chữ ký số. Sau đó sửa đúng trường dữ liệu hoặc lập hồ sơ điều chỉnh theo hướng dẫn; không nên chỉ sao chép hồ sơ cũ rồi gửi lại khi chưa xử lý nguyên nhân.

Nếu phản hồi không rõ, chuẩn bị mã hồ sơ, ảnh lỗi và nội dung đã kê khai để kỹ thuật kiểm tra; các vấn đề về kết quả nghiệp vụ cần liên hệ cơ quan BHXH quản lý.

Trên màn hình đăng nhập, chọn chức năng lấy lại mật khẩu và nhập mã số thuế, mã đơn vị theo yêu cầu. Mật khẩu mới thường được gửi về email đã đăng ký. Nếu doanh nghiệp không còn truy cập email cũ, cần chuẩn bị giấy tờ pháp nhân và thông tin người đại diện để yêu cầu cập nhật theo quy trình xác minh.

Không tạo nhiều tài khoản mới cho cùng một mã đơn vị khi chưa kiểm tra tài khoản cũ vì có thể gây trùng dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể liên hệ viettelnet.vn qua hotline 0866.222.900, Zalo 0963 14 53 53 hoặc email cuongnd16@viettel.com.vn.

Khi gửi yêu cầu, nên cung cấp mã số thuế, mã đơn vị BHXH, tên thủ tục, thời điểm phát sinh lỗi, ảnh chụp toàn màn hình và trạng thái chữ ký số. Không gửi mật khẩu, mã PIN Token hoặc dữ liệu nhạy cảm của người lao động qua nhóm chat công khai.