Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế

Quy trình và thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế. Cách lựa chọn đơn vị chứng thực chữ ký số uy tín hiện nay.

Hiện nay, với chữ ký số (chữ ký được mã hóa điện tử) thì các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể dễ dàng kê khai thuế qua mạng cũng như thực hiện nhiều giao dịch trong tương lai thông qua loại chữ ký này. 

Vậy làm sao để đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế cho các doanh nghiệp mới thành lập? Hãy cùng Viettelnet tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

I. Vì sao doanh nghiệp cần phải đăng ký chữ ký số?

1. Để tiến hành kê khai Thuế qua mạng

Doanh nghiệp sau khi thành lập và có được giấy phép kinh doanh thì cần phải thực hiện thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài.

Đồng thời, căn cứ vào Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11. Theo đó, kể từ 1/7/2013, những doanh nghiệp có trụ sở đóng tại các tỉnh/thành phố và có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin thì bắt buộc phải thực hiện kê khai thuế qua mạng.

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử

Căn cứ theo nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP, doanh nghiệp buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, chậm nhất là từ ngày 1/11/2020. Theo đó, để sử dụng được hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần phải có chữ ký số hợp lệ.

3. Khai báo BHXH điện tử cần phải có chữ ký số

Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc các doanh nghiệp đều phải tiến hành đăng ký, kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm điện tử. Theo đó, để triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu doanh nghiệp đó phải có chữ ký số hợp pháp.

II. Hồ sơ đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới với cơ quan thuế bao gồm những gì?

Để được cấp phép sử dụng chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ sau:

• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh/giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
• CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp lý cho doanh nghiệp (bản sao).

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp cần gửi bộ hồ sơ cho đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín, đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép và thực hiện thanh toán lệ phí theo gói thời gian sử dụng mà doanh nghiệp lựa chọn.

III. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số mới với cơ quan thuế cho doanh nghiệp

1. Quy trình đăng ký chữ ký số mới với cơ quan thuế qua mạng internet

• Bước 1: Truy cập trang thuế điện tử: Thuedientu.gdt.gov.vn
• Bước 2: Chọn phần đăng ký

• Bước 3: Nhập mã số thuế
• Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin đăng ký chữ ký số

1. Tên người đại diện pháp luật
2. Số điện thoại
3. Email
4. Mật khẩu chữ ký số
5. Xác nhận mật khẩu

Sau đó chọn “đọc CKS” và nhấn “tiếp tục”

• Bước 5: Nhập mã pin và nhấn nút “chấp nhận”.

• Bước 6: Nhấn “Tiếp tục”
• Bước 7: Nhấn “Ký và gửi”

• Bước 8: Xác nhận các thông tin của chữ ký số.

2. Quy trình thay đổi chữ ký số từ nhà cung cấp khác với cơ quan thuế

Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin chữ ký số mới từ nhà cung cấp khác trên trang thuế điện tử của cơ quan thuế thì thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang chủ thuế điện tử.
• Bước 2: Ở phần “Quản lý tài khoản” nhấp chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ”.
• Bước 3: Ở phần “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử” nhấp chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ”.

• Bước 4: Hệ thống hiển thị mục Nhập thông tin,  bấm “Thay đổi CKS” để cập nhật thông tin chữ ký số mới rồi chọn “Tiếp tục”.

• Bước 5: Hệ thống hiển thị mục Xác thực – Kiểm tra thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”, nhấp chọn “Ký và gửi”.

Sau khi chọn “Tiếp tục”, màn hình chính sẽ hiển thị ra Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin chữ ký số.

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin sau đó nhấn “Ký và gửi”.

IV. Làm sao để lựa chọn được đơn vị chứng thực chữ ký số uy tín?

Để sử dụng chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đảm bảo uy tín và chất lượng. Các nhà cung cấp chữ ký số khi hoạt động thì cần bắt buộc phải có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.

Ngoài ra còn một số điều kiện khác để đánh giá mức độ uy tín của đơn vị chứng thực chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:

1. Điều kiện về mặt nhân sự

Đơn vị, tổ chức chứng thực chữ ký số chất lượng thì phải có nhân sự chịu trách nhiệm quản trị, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, đảm bảo an toàn thông tin cho toàn bộ hệ thống.

Trong đó, những nhân sự này phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành an toàn thông tin, công nghệ thông tin hay điện tử viễn thông trở lên thì mới đạt tiêu chuẩn để vận hành hệ thống kỹ thuật của chữ ký số.

2. Điều kiện về mặt kỹ thuật

Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cần đảm bảo độ bảo mật, an toàn cao và phải thiết lập được hệ thống thiết bị kỹ thuật đạt chuẩn, cụ thể:

2.1. Lưu trữ chính xác, đầy đủ

• Lưu trữ chính xác, đầy đủ và cập nhật thông tin thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong thời gian chứng thư số có hiệu lực.
• Lưu trữ chính xác, đầy đủ và cập nhật danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực cũng như cho phép, hướng dẫn người dùng Internet truy nhập trực tuyến 24/7.

2.2. Có tính bảo mật cao

• Đảm bảo mỗi cặp khóa được tạo ra đều ngẫu nhiên và đúng một lần duy nhất; có tính năng bảo mật khóa không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng.
• Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện các truy cập nguy hiểm, bất hợp pháp trên môi trường mạng.
• Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao phải đảm bảo sự vẹn toàn và bảo mật cho mỗi cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua mạng máy tính thì hệ thống phải sử dụng các giao thức bảo mật nhằm đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền.

2.3. Đảm bảo các phương án kỹ thuật an toàn và tối ưu

• Có phương án kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin cũng như cho các quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực
• Có phương án tối ưu nhằm kiểm soát sự ra vào trụ sở, quyền truy cập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt thiết bị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Có phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động liên tục, an toàn và khắc phục khi có sự cố xảy ra.
• Có phương án cung cấp trực tuyến các thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ công tác quản lý dịch vụ chứng thực chữ ký số của nhà nước.

2.4. Toàn bộ hệ thống được đặt tại Việt Nam

• Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng đều đặt tại Việt Nam.
• Có trụ sở, nơi đặt thiết bị, máy móc phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu thiên tai, nhiễu điện từ hay sự xâm nhập bất hợp pháp của con người.
• Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

V. Viettel CA – Dịch vụ chữ ký số uy tín, bảo mật cao và giá tốt

Giải pháp chứng thực Chữ ký số Viettel-CA (USB Token Viettel) của Tập Đoàn Công Nghiệp Viễn Thông Quân Đội hiện đã được Bộ Thông Tin và Truyền Thông đảm bảo về giá trị pháp lý, có độ bảo mật an toàn cao.

Đây cũng là thiết bị không thể thiếu của các doanh nghiệp hiện nay dùng để khai báo và kê khai thuế cũng như nộp lệ phí môn bài. Ngoài ra, dịch vụ Chữ ký số Viettel-CA còn có giá thành tương đôi rẻ, tiện lợi và linh động dành cho mọi đối tượng khách hàng.

>> Xem thêm: Cách viết hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống, nhà hàng 2023

Vì vậy, nếu Quý khách hàng đang cần tư vấn rõ hơn về hồ sơ, quy trình đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp thì có thể liên hệ với Viettelnet thông qua chuyên viên kỹ thuật Viettel giàu kinh nghiệm – Mr. Cường từ email: cuongnd16@viettel.com.vn hoặc gọi trực tiếp đến hotline 0866.222.900 – 0963.14.53.53 để được tư vấn, hỗ trợ tận tâm và tốt nhất.