Doanh nghiệp mới thành lập bao lâu mua chữ ký số là phù hợp?

Chữ ký số là gì, các chức năng chính. Doanh nghiệp mới thành lập bao lâu mua chữ ký số? Các điều cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số.

Chữ ký số là thiết bị thường thấy của các doanh nghiệp khi thực hiện kê khai thuế điện tử. Vậy chữ ký số là gì, có chức năng ra sao? Tại sao các doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số? Doanh nghiệp mới thành lập thì nên mua chữ ký số khi nào? Hãy cùng Viettelnet tìm hiểu kỹ thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập là gì? 

Dịch vụ chữ ký số (CKS) là ký hiệu xác nhận của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trên nền tảng điện tử. Chúng có vai trò, giá trị pháp lý tương tự với chữ ký truyền thống trên giấy và các phương pháp định danh khác, do đó, mỗi cá nhân, tổ chức khi sử dụng lên các thông điệp dữ liệu điện tử đều phải chịu trách nhiệm với các nội dung đó trước pháp luật.

Chữ ký số không được tích hợp trực tiếp vào máy tính mà được lưu trữ trên một loại thiết bị riêng biệt gọi là USB Token. Thiết bị này có hình dáng tương tự với một USB thông thường và được sử dụng bằng cách cắm vào máy tính của doanh nghiệp khi cần xác nhận các văn bản dữ liệu.

XEM THÊM:

• [Giải đáp] Doanh nghiệp có bắt buộc mua chữ ký số không?
• Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế

II. Các chức năng của chữ ký số cho DN mới thành lập

1. Dùng để nộp thuế điện tử

Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử mà không cần phải ra ngân hàng (điểm thu ngân sách nhà nước) hay kho bạc nhà nước để nộp tiền thuế, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và các thủ tục giấy tờ phức tạp.

2. Dùng để kê khai thuế qua mạng

Căn cứ theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13, Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 về việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp, theo đó, từ 1/7/2013 bắt buộc tất cả các công ty, tổ chức, doanh nghiệp đều phải sử dụng chữ ký số để thực hiện kê khai thuế qua mạng.

3. Kê khai bảo hiểm xã hội

Với chữ ký số, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện khai báo tăng, giảm lao động BHXH cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng mà không phải mất công đi lại như trước đây.

4. Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký kinh doanh điện tử thêm các đơn vị phụ thuộc như văn phòng đại diện, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh trên trang đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch và đầu tư thông qua chữ ký cách đơn giản, dễ dàng.

5. Kê khai hải quan

Căn cứ theo Quyết định số 2341/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành, theo đó, kể từ 01/11/2013, doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để thực hiện đăng ký với cơ quan hải quan khi làm các thủ tục hải quan điện tử như kê khai thủ tục thông quan cho các lô hàng, sản phẩm cần xuất, nhập khẩu.

6. Giao dịch ngân hàng trực tuyến

Hiện nay, với dịch vụ ngân hàng số, doanh nghiệp đã có thể thực hiện kê khai chuyển tiền điện tử nhanh chóng thuận tiện thông qua việc sử dụng chữ ký số, giúp việc chuyển tiền nhanh chóng, không gặp các thủ tục khó khăn, phức tạp.

7. Tham khảo giá bán chữ ký số Viettel-CA cho doanh nghiệp / công ty mới thành lập

III. Có cần mua chữ ký số cho doanh nghiệp và công ty mới thành lập hay không?

Hiện nay, nhà nước không có quy định nào bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để thực hiện các hoạt động như nộp thuế điện tử, kê khai thuế điện tử, xuất hóa đơn điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử… thì yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số 

Hiện nay, cơ quan thuế thường thực hiện việc quản lý kinh doanh, hoạt động thông qua thuế điện tử, do đó, các công ty, tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai hay nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử với chữ ký số chứ không nhận hồ sơ bản giấy như trước đây.

Để có thể kê khai, nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cần có tài khoản và chữ ký số để sử dụng lên các hồ sơ, tài liệu điện tử trước khi gửi tờ khai. Tổng Cục Thuế miễn phí tài khoản đăng nhập sau khi doanh nghiệp hoàn tất đăng ký, tuy nhiên, doanh nghiệp phải mua chữ ký số của các đơn vị cung cấp chứng thư số được cấp phép.

IV. Lúc nào thì doanh nghiệp mới thành lập nên mua chữ ký số?

Chữ ký số là thiết bị mà mỗi doanh nghiệp phải có để thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử, bảo hiểm điện tử, hải quan, do đó, các doanh nghiệp nên cân nhắc mua chữ ký số ngay sau khi thành lập và nộp các tờ khai ban đầu.

1. Quy định chung về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế 

Căn cứ theo tại Điều 44 Luật quản lý thuế, quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

a) Chậm là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;

b) Chậm là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm; b) Chậm là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế; c) Chậm là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh

• “Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.”

4. Thời hạn nộp thuế môn bài

• Năm đầu tiên thành lập: Trong khoảng thời gian 30 ngày sau khi được cấp giấy đăng ký kinh doanh và đã nộp Tờ khai môn bài.
• Những năm tiếp theo: Trước ngày 30/1 hằng năm và phù hợp là nên nộp trước 20/1.

5. Vậy, doanh nghiệp mới thành lập bao lâu mua chữ ký số là tốt?

Như vậy, tùy thuộc vào thời điểm thành lập của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó cần mua chữ ký số để thực hiện nộp tờ khai đúng hạn, tránh trường hợp chậm trễ dẫn đến bị phạt.

Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 22/5/2021 và cần kê khai theo quý, tức là kê khai thuế quý 2/2021. Lúc này, doanh nghiệp phải mua chữ ký số để thực hiện kê khai, chậm là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế, tức là ngày 31/7/2021.

>> Xem thêm: Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế

Hiện nay, các doanh nghiệp được miễn thuế môn bài năm đầu tiên thành lập, nghĩa là nếu doanh nghiệp thành lập vào năm 2022 thì sẽ phải đóng thuế môn bài từ năm 2023 trở đi.

Trường hợp doanh nghiệp được thành lập ngày 20/12 thì sẽ phải tiến hành nộp thuế môn bài trước ngày 30/1 năm sau. Do vậy, doanh nghiệp cần mua chữ ký số để thực hiện nộp thuế điện tử trước ngày này.

V. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập

1. Chỉ nên giao chữ ký số cho bộ phận có chuyên môn

Chữ ký số được sử dụng thay thế cho chữ ký truyền thống và các phương pháp định danh khác.

Chính vì vậy chỉ nên giao chữ ký số cho bộ phận có chuyên môn như bộ phận kế toán thuế, kế toán nội bộ dùng để xuất hóa đơn hoặc để giám đốc, người đại diện pháp luật công ty trực tiếp lưu giữ. Tránh thất lạc chữ ký số để tránh gây ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp có thể có 1 hoặc nhiều chữ ký số

Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều chữ ký số. Theo đó, doanh nghiệp có thể làm 1 thiết bị giao cho kế toán chuyên xuất hóa đơn và 1 thiết bị cho kế toán thuế để kê khai bảo hiểm cũng như nộp các tờ khai thuế

3. Cần thông báo tới nhà cung cấp khi gặp các trường hợp sau

• Trường hợp không may làm thất lạc chữ ký số thì doanh nghiệp cần thông báo ngay tới nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý kịp thời. 
• Ngoài ra, trường hợp nhập sai mã pin 8 lần thì cần liên hệ với nhà cung cấp để làm thủ tục cấp lại mã pin theo quy định.
• Khi chữ ký số gần hay đã hết hạn thì nên liên hệ với đơn vị cấp chữ ký số để tiến hành gia hạn chữ ký số, tránh bị các đối tượng lợi dụng giả mạo email, số điện thoại lừa đảo yêu cầu chuyển tiền.

4. Cần thay mã pin khác với mã pin mặc định

Khi nhận được chữ ký số thì doanh nghiệp nên thay mã pin khác với mặc định khi nhà cung cấp gửi để đảm bảo độ bảo mật. 

5. Cần tham vấn từ người có chuyên môn để xác thực trước thông tin người cung cấp

Liên hệ ngay với người có chuyên môn cấp phát chữ ký số để xác thực thông tin khi nhận được các email, số điện thoại lạ tự xưng là nhà cung cấp chữ ký số.

VI. Các thắc mắc liên quan đến chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập

1. Chữ ký số dùng cho việc gì?

Chữ ký số được dùng cho việc ký xác nhận vào các văn bản điện tử về thuế, hải quan, bảo hiểm,… để xác nhận tính chân thực của văn bản đó, tránh bị giả mạo.

2. Có cần thiết phải dùng chữ ký số hay không?

Nhà nước quy định các doanh nghiệp bắt buộc đều phải nộp báo cáo thuế, bảo hiểm và hải quan thông qua hình thức điện tử. Chính vì thế, các doanh nghiệp đều cần phải có chữ ký số để thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tờ khai thuế điện tử với cơ quan nhà nước.

3. Chọn chữ ký số nào phù hợp?

Để chọn được chữ ký số phù hợp thì bạn nên căn cứ vào các đánh giá của người dùng.

Trong đó, bạn cần chú ý vào phần đánh giá về chế độ chăm sóc khách hàng của mỗi nhà phát hành chữ ký số để đảm bảo có được sự hỗ trợ phù hợp khi gặp lỗi, trục trặc. Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm một số các yếu tố khác về giá cả, chất lượng…

4. Nên mua chữ ký số hãng nào, mua ở đâu?

Giải pháp chữ ký số Viettel-CA (USB Token Viettel) của Tập Đoàn Công Nghiệp Viễn Thông Quân Đội là một trong những chữ ký số được nhiều đơn vị doanh nghiệp đánh giá cao và ưu tiên lựa chọn.

Trong đó, Viettel-CA đã được Bộ Thông Tin và Truyền Thông đảm bảo giá trị pháp lý, có độ bảo mật an toàn cao và có thể hỗ trợ khách hàng thực hiện xác thực, ký số mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt, ứng dụng còn có thao tác vô cùng dễ dàng và không cần sử dụng đến nhiều thiết bị khác.

Do đó, nếu Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số Viettel-CA hoặc cần tư vấn rõ hơn về dịch vụ này thì có thể liên hệ với Mr. Cường qua địa chỉ email: cuongnd16@viettel.com.vn hoặc gọi trực tiếp đến hotline 0866.222.900 – 0963.14.53.53 để được chuyên viên kỹ thuật Viettel của Viettelnet hỗ trợ giải đáp, tư vấn tận tình và phù hợp.