[Giải đáp] Doanh nghiệp có bắt buộc mua chữ ký số không?

Tính pháp lý của chữ ký số được thể hiện như thế nào? Giải đáp: Doanh nghiệp có bắt buộc mua chữ ký số không? Lý do nên sử dụng chữ ký số.

Hiện nay, chữ ký số đang được rất nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng rộng rãi vì những ưu điểm nổi trội về mặt thời gian và công sức cho người dùng.

Với sự phổ biến này, nhiều người dùng, doanh nghiệp mới thành lập đã không khỏi băn khoăn về tính bắt buộc của chữ ký số. Vậy, hãy cùng Viettelnet tìm hiểu chi tiết về vấn đề này trong bài viết dưới đây.

I. Các tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số hay không?

Căn cứ theo tại Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có quy định: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Như vậy, hiện nay, pháp luật không quy định bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số và hoàn toàn có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số hoặc không trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, trong thực tế, các doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số để thực hiện một số hoạt động đã được quy định trong các văn bản thuộc hệ thống pháp luật. Thông tin cụ thể sẽ được bài viết cập nhật chi tiết trong các phần nội dung tiếp theo.

II. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, nội dung cụ thể như sau: 

• Trong trường hợp pháp luật quy định các văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với các thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký xác thực bằng chữ ký số và chữ ký số phải được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Trong trường hợp pháp luật quy định các văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đối với các thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký xác thực bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó cũng được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

XEM THÊM:

• Doanh nghiệp mới thành lập bao lâu mua chữ ký số là tốt nhất?
• Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế

III. Những trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số cần lưu ý

Theo quy định của pháp luật, trong quá trình hoạt động, vận hành, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện ký bằng chữ ký số trong 3 trường hợp, cụ thể:

1. Khi sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 91 của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khi thực hiện kinh doanh hàng hóa và dịch vụ.

Nội dung điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành có quy định:

Mỗi một hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.

Như vậy, hóa đơn điện tử phải được ký bởi chữ ký số thì mới có đầy đủ giá trị pháp lý và được công nhận là hợp pháp trước pháp luật. Do vậy, khi thực hiện ký kết giữa các bên giao dịch, các doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực cũng như tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

2. Khi kê khai và nộp thuế

Căn cứ quy định tại Công văn số 16132/BTC-TCT về việc Đẩy mạnh triển khai chương trình Nộp thuế điện tử, theo đó, kể từ năm 2015, tất cả các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc đều phải thực hiện giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua hình thức giao dịch điện tử. 

Đồng thời, Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP còn quy định: “Người nộp thuế là tổ chức kinh doanh sử dụng dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp (đăng ký thuế, kê khai, nộp thuế, tra cứu và gửi thông tin về thuế), trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính”.

Về việc kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp, Khoản 10 Điều 17 của  Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 có quy định: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.

Chính vì vậy, đi kèm với việc chuyển đổi từ nộp thuế trực tiếp bằng tiền mặt sang phương thức nộp thuế bằng phương tiện điện tử thì doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký truyền thống khi thực hiện các giao dịch với cơ quan quản lý thuế hiện nay.

3. Kê khai bảo hiểm xã hội

Nội dung Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH có quy định:

“1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.

2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử”

Như vậy, hiện nay, khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến thì tất cả các cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

4. Tham khảo giá bán chữ ký số Viettel-CA

IV. Tại sao doanh nghiệp lại nên sử dụng chữ ký số?

>> Xem thêm: Doanh nghiệp mới thành lập bao lâu mua chữ ký số là tốt nhất?

Tuy nhà nước chưa có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, tuy nhiên, trong một số điều kiện nhất định, chữ ký số là điều cần thiết mà các doanh nghiệp đều nên sử dụng.

1. Bắt kịp xu thế công nghệ 4.0

Hiện nay, tất cả các ngành nghề trên thị trường đều đang dần áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động, trong đó, biểu hiện rõ nhất là giao dịch điện tử đã được sử dụng rộng rãi trong đời sống.

Trong đó, chữ ký số đã trở thành điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính xác thực của các bên giao kết khi tiến hành giao dịch điện tử.

Chính vì vậy, để bắt kịp xu thế của thời đại cũng như tránh bị hạn chế trong quan hệ giao dịch với khách hàng và đối tác, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.

2. Đơn giản hóa hoạt động kinh doanh

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, hiện nay, hầu hết các hoạt động cần thiết trong quá trình kinh doanh đều có thể sử dụng chữ ký số, chẳng hạn:

• Ký kết hợp đồng.
• Dùng để kê khai, thực hiện nghĩa vụ tài chính,… trong các lĩnh vực thuế, hải quan, bảo hiểm và chứng khoán.
• Dùng trong các thủ tục hành chính như: đăng ký kinh doanh, mở rộng chi nhánh, đại lý, thành lập văn phòng đại diện, …

3. Tiện lợi, tối ưu thời gian, chi phí hoạt động

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện ký kết các văn bản, hóa đơn, hợp đồng… mọi lúc, mọi nơi bằng phương thức trực tuyến.

Trong đó, các bên ký kết còn có thể thực hiện trao đổi thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Đồng thời, việc sử dụng chữ ký số cũng giúp hoạt động kinh doanh được tiến hành một cách đơn giản, tiện lợi hơn, từ đó tiết kiệm được tối đa chi phí và thời gian trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

4. Giảm thiểu rủi ro khi vận hành

Với tính bảo mật cao, việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuyệt đối an toàn trong các giao dịch điện tử và nhờ đó tránh được một số rủi ro như thiếu sót tài liệu hay bị lộ thông tin quan trọng ra bên ngoài.

V. Các lợi ích khi sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số Viettel-CA

Trong số các dịch vụ chữ ký số hiện nay, Viettel-CA là dịch vụ giải pháp chứng thực chữ ký số uy tín, an toàn và bảo mật, giúp doanh nghiệp tối ưu các hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất trong quá trình vận hành hiện nay.

Theo đó, khi sử dụng Viettel-CA, toàn bộ các thông tin dữ liệu của doanh nghiệp đều được xử lý mã hóa và đầy đủ nhất, đảm bảo thay thế được cho chữ ký tay thông thường trên các loại văn bản, tài liệu số thông qua mạng Internet.

Ngoài ra, dịch vụ chứng thực chữ ký số Viettel-CA còn có những tính năng nổi trội như sau:

• Công nghệ có tính pháp lý và đã được pháp luật công nhận;
• Đạt các tiêu chuẩn quốc tế về tính bảo mật;
• Hỗ trợ nhiều giao dịch điện tử;
• Giao dịch điện tử an toàn tuyệt đối và thực hiện nhanh chóng.

Bài viết trên đây đã chia sẻ toàn bộ các thông tin về các giá trị pháp lý và tính bắt buộc của chữ ký số. Để trải nghiệm dịch vụ Viettel-CA hoặc có thắc mắc liên quan, quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số hotline  0866.222.900 – 0963.14.53.53 hoặc truy cập website dịch vụ tại đây: https://viettelnet.vn/.