Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh mới cập nhật

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026: hộ kinh doanh dùng loại hóa đơn nào, đăng ký ra sao, lập và gửi hóa đơn điện tử thế nào. Cuối bài là phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel.

Cập nhật 10/2026: từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ ngày này. Hướng dẫn mua hóa đơn giấy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC không còn áp dụng.

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, trừ một số trường hợp được miễn (Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng thuộc diện này. Để ký hóa đơn, hộ kinh doanh cần chữ ký số hộ kinh doanh, trừ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (không bắt buộc chữ ký số).

I. Hộ kinh doanh dùng loại hóa đơn nào?

1. Hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng?

Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

• Hóa đơn giá trị gia tăng dành cho tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp trực tiếp nên dùng hóa đơn bán hàng điện tử.

2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua (Điều 3). Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng loại này khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp dùng hóa đơn từ máy tính tiền nêu ở mục 3 (Điều 6 khoản 1 điểm a).

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hộ kinh doanh bán trực tiếp đến người tiêu dùng dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (Điều 6 khoản 1 điểm c). Nhóm này gồm bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí, chiếu phim và dịch vụ phục vụ cá nhân khác. Hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số (Điều 8 khoản 9). Hộ đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền.

4. Hộ kinh doanh doanh thu năm trên 01 tỷ đồng

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (Điều 6 khoản 1 điểm d). Hộ không thuộc diện bắt buộc mà có nhu cầu thì được đăng ký sử dụng một trong hai loại này.

5. Trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số trường hợp của hộ, cá nhân kinh doanh không phải dùng hóa đơn điện tử, ví dụ:

• Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ khi đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử).
• Có thu nhập từ cho thuê bất động sản; cung cấp nội dung số (trò chơi điện tử, phim, ảnh, nhạc, quảng cáo số) cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế.

XEM THÊM:

• Vì sao phải ứng dụng hóa đơn điện tử trong trường học?
• Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
• LIÊN HỆ MUA ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIETTEL

II. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

Bước 1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi dùng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải đăng ký với cơ quan thuế (Điều 4 khoản 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• Hộ kinh doanh đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Viettel với phần mềm Sinvoice), theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Hộ được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử thì đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc qua tổ chức được Cục Thuế ủy thác.
• Hệ thống của cơ quan thuế tự đối chiếu thông tin người đại diện hộ kinh doanh, gồm cả thông tin sinh trắc học, với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Khi thông tin khớp, hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email, số điện thoại đã đăng ký thuế. Người đại diện cần xác nhận trong ngày, không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo; quá hạn thì đăng ký không được chấp nhận.
• Không thuộc trường hợp rủi ro cao thì không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo có Thông báo chấp nhận. Nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình, hộ kinh doanh bổ sung trong 03 ngày làm việc.

Bước 2. Lập hóa đơn đúng thời điểm, đủ nội dung

• Thời điểm lập (Điều 9): bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; cung cấp dịch vụ là lúc hoàn thành dịch vụ, hoặc lúc thu tiền nếu thu trước. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Nội dung (Điều 10): tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; chữ ký; thời điểm lập, thời điểm ký số; mã của cơ quan thuế. Hóa đơn không bắt buộc có chữ ký số của người mua.

Bước 3. Ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã

Hộ kinh doanh lập hóa đơn, ký số rồi gửi cơ quan thuế cấp mã theo một trong hai cách (Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP):

• Truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế.
• Dùng trang hoặc phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hệ thống cấp mã của Cục Thuế tự động cấp mã và trả kết quả cho người gửi.

Bước 4. Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ

Hộ kinh doanh gửi hóa đơn đã có mã cho người mua theo cách hai bên thỏa thuận (Điều 12 khoản 3). Hóa đơn điện tử được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán, và phải in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (Điều 5).

III. Những câu hỏi liên quan đến xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

1. Hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) không?

Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng dành cho tổ chức kinh tế khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Hộ kinh doanh khai theo phương pháp trực tiếp thì dùng hóa đơn bán hàng. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng, hộ kinh doanh nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm kế toán để chọn cách làm phù hợp với tình hình kinh doanh.

2. Hộ kinh doanh còn hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế thì sao?

Từ ngày 01/07/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Hộ kinh doanh còn hóa đơn chưa dùng hết phải tiêu hủy theo thủ tục của Bộ Tài chính (Điều 44 khoản 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Điều 16 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Hộ kinh doanh nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để làm đúng thủ tục.

3. Tạm ngừng hoặc ngừng kinh doanh mà vẫn cần xuất hóa đơn?

Hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp trực tiếp có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh trong một số trường hợp (Điều 6 khoản 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), ví dụ:

• Ngừng kinh doanh nhưng chưa xong thủ tục chấm dứt mã số thuế, cần hóa đơn khi thanh lý tài sản, hàng hóa.
• Tạm ngừng kinh doanh, cần hóa đơn cho hợp đồng đã ký trước đó.

Theo Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các bước như sau:

• Hộ kinh doanh gửi đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT, rồi lập hóa đơn trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.
• Hộ kinh doanh nộp đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn.
• Cơ quan thuế cấp mã không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo.

Hộ có địa điểm kinh doanh cố định nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi kinh doanh. Hộ không có địa điểm cố định nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

4. Hộ kinh doanh có được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ở địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã trong 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng (Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Các trường hợp khác trả phí dịch vụ theo hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

IV. Phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel cho hộ kinh doanh

>> Xem thêm: Cách tính thuế nhà thầu và thuế suất thuế nhà thầu

Sinvoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Viettel phát triển. Hộ kinh doanh có thể dùng Sinvoice để:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ, như Bước 1 ở trên.
• Lập hóa đơn bán hàng, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã.
• Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ, tra cứu hóa đơn đã lập.

Để được hướng dẫn đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel, bạn có thể liên hệ qua hotline 0866.222.900 – website: viettelnet.vn hoặc email: cuongnd16@viettel.com.vn.

Nguồn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 và Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 (bản chính thức trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ), hiệu lực từ 01/07/2026. Bài viết là hướng dẫn chung. Với trường hợp cụ thể, bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm kế toán.

Hoàng Hải Yến

Hoàng Hải Yến Viettel là chuyên viên kinh doanh CEO Viettel tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh loại giỏi tại Đại Học Kinh Tế có kinh nghiệm hơn 12 năm (vào Viettel tư năm 2010) bán hàng xuất sắc với các kỹ năng, kinh nghiệm nghiệp vụ bán hàng và sau bán hàng các dịch vụ Viettel như: cáp quang FTTH, chữ ký số Viettel, Vtracking, Cloud, Brandname, định vị GPS,...

• Bài viết liên quan
• Cùng tác giả

Cách tính thuế nhà thầu và thuế suất thuế nhà thầu mới cập nhật

Hướng dẫn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể & 7 lưu ý cần biết

Hướng dẫn tính thuế thu nhập doanh nghiệp mới cập nhật

Vì sao phải ứng dụng hóa đơn điện tử trong trường học?

LỊCH NỘP CÁC LOẠI TỜ KHAI THUẾ

Mẫu hóa đơn điện tử xuất khẩu là mẫu nào?