Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp

Hoàng Hải Yến - Cập nhật lúc: 16:03 - 20/03/2024   - 343 lượt xem

Chữ ký số nội bộ trong doanh nghiệp là gì, vì sao doanh nghiệp phải cần chữ ký số. Quy trình sử dụng CKS để ký các văn bản điện tử, văn bản nội bộ trong công ty. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký số nội bộ trong các công việc thường ngày nhưng lại không hiểu rõ cách ký số trên các văn bản điện tử sao cho chính xác với quy định của pháp luật.

Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp
Chữ ký số doanh nghiệp là gì? Vì sao nên sử dụng

Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây, Viettelnet sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng mẫu chữ ký số để ký văn bản điện tử chính xác và chi tiết nhất. 

I. Khái niệm chữ ký điện tử cá nhân nội bộ trong doanh nghiệp là gì?

Electronic signature hay chữ ký điện tử là những thông tin chứa đựng dữ liệu (chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, video…) với công dụng là xác định dữ liệu.

Cụ thể, chữ ký điện tử là những thông tin đi kèm với dữ liệu điện tử, có tác dụng xác nhận chủ sở hữu của dữ liệu và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung được ký.

Ngoài ra, chữ ký số điện tử cá nhân hay chữ ký số cá nhân còn là một loại chữ ký điện tử. Nó tương đồng với chữ ký tay thủ công của cá nhân, được sử dụng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp ký các văn bản, tài liệu điện tử hay tham gia các giao dịch online.

Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp
Chữ ký số có vai trò xác thực danh tính cao, được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hiện nay.

II. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân nội bộ trong là gì?

Một số lợi ích nổi bật khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân như:

1. Tiết kiệm thời gian chờ đợi

Thay vì phải chờ đợi văn bản trình qua các phòng ban như trước đây thì việc ký số sẽ giúp bạn tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần 1 thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt ngay lập tức.

2. Giảm thiểu chi phí hành chính

Việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều khoản chi phí về việc in ấn tài liệu.

3. Không cần chuẩn bị bộ hồ sơ bản cứng

Toàn bộ hồ sơ đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh bị thất lạc.

4. Ký duyệt mọi lúc mọi nơi

Người dùng có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với 1 chiếc smartphone.

III. Hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số trên văn bản điện tử như thế nào?

1. Mẫu chữ ký số cho tổ chức nội bộ

– Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số của các doanh nghiệp phải là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp đó.

Dù chỉ là hình ảnh nhưng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với con dấu, do vậy kích thước hình ảnh đại diện phải tương đương với kích thước thật của con dấu ở ngoài đời và được lưu trữ ở định dạng đuôi .png

– Thông tin chữ ký số: Một chữ ký số hợp lệ phải hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp/tổ chức/cơ quan, thời gian ký (ghi cụ thể và chính xác ngày tháng năm, giờ, phút, giây; múi giờ của Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

Chữ ký số nội bộ cho doanh nghiệp được áp dụng cho: Ngân hàng, trường học giáo dục, bác sĩ, bệnh viện, cơ quan, nhà hàng, ….

2. Mẫu chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức như thế nào?

Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp
Ví dụ về mẫu chữ ký số của cá nhân trong tổ chức
  • Pháp luật Việt Nam quy định văn bản cần có chữ ký thì ký bằng chữ ký số của cá nhân
  • Sử dụng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức

3. Mẫu chữ ký số cá nhân

Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp
Ví dụ về mẫu chữ ký số của cá nhân

– Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số của các cá nhân là chữ ký tay của người ký, có màu xanh, được lưu trữ và hiển ở định dạng đuôi .png

– Thông tin chữ ký số: Chữ ký số cá nhân sẽ không yêu cầu thông tin của người ký, do đó chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là đã có thể sử dụng được

4. Mẫu chữ ký số hợp lệ

Chữ ký số hợp lệ là khi bấm vào chữ ký số trên văn bản sẽ hiển thị những thông tin chi tiết sau đây:

Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp
Mẫu chữ ký số hợp lệ phải đáp ứng được những thông tin trên

5. Tham khảo giá chữ ký số nội bộ doanh nghiệp Viettel hay chữ ký số từ xa Mysign cho doanh nghiệp

Thời gian sử dụng Giá bán Đơn giá/tháng
1 Tháng         40,000            40,000
3 Tháng       125,000            41,667
6 Tháng       240,000            40,000
1 Năm       360,000            30,000
2 Năm       650,000            27,083
3 Năm       900,000            25,000

Chữ ký số từ xa Cloud Viettel-CA: Không giới hạn số lượt ký – Theo tháng/năm

TỔNG ĐÀI LIÊN HỆ ĐĂNG KÝ VIETTEL-CA CLOUD: 0963.14.5353 (Zalo) hoặc 0866.222.900

Email: cuongnd16@viettel.com.vn & dinhcuong.dlu@gmail.com

XEM THÊM >> chứng thư số đấu thầu Viettel

IV. Vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử như thế nào? 

Đối với chữ ký số cá nhân, cách thức ký sẽ khá đơn giản, giống như khi ký trên văn bản giấy. Người dùng phải có trách nhiệm đặt chữ ký số ở vị trí được yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình.

Còn đối với chữ ký số doanh nghiệp, vị trí của chữ ký số cần tuân thủ một số nguyên tắc dưới đây: 

  • Đối với văn bản nhận (văn bản đến) ở dạng điện tử đã được ký số bởi bên phát hành văn bản thì các doanh nghiệp và cơ quan sẽ không cần phải ký số
  • Nếu văn bản nhận ở dạng giấy nhưng được điện tử hóa thành văn bản số thì các doanh nghiệp, cơ quan sẽ phải ký số ở góc trên bên phải ở trang đầu tiên của văn bản đó
  • Đối với văn bản gửi (văn bản đi) có đầy đủ chữ ký số cá nhân của lãnh đạo cũng như chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan: chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan được quy định sẽ được ký đè lên theo tỷ lệ bằng 1/3 chữ ký số cá nhân của lãnh đạo về phía bên trái.
  • Trường hợp văn bản gửi được điện tử hóa từ văn bản giấy đã có cả chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của doanh nghiệp/cơ quan: chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan được quy định ký ở góc trên cùng bên tay phải ở trang đầu tiên trong văn bản

V. Quy trình ký số trên văn bản điện tử như thế nào?

1. Đối với văn bản gửi

  • Tất cả văn bản mà doanh nghiệp, cơ quan gửi đi phải được ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
  • Trong trường hợp văn bản gửi đi là văn bản điện tử thì phải có đầy đủ cả chữ ký số cá nhân của lãnh đạo doanh nghiệp/cơ quan cũng như chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan đó. Còn nếu như văn bản được gửi đi là văn bản giấy được điện tử hóa thì phải có chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan phát hành văn bản đó
  • Chữ ký số được ký ở văn bản phải đảm bảo chính xác về mặt hình thức và thông tin như đã trình bày trong mục 1 phía trên

Lưu ý: Mốc thời gian hiển thị trên chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan phải trùng khớp với mốc thời gian mà văn bản được phát hành.

2. Đối với văn bản nhận

  • Tất cả văn bản của doanh nghiệp, cơ quan nhận được phải ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
  • Các cơ quan, đơn vị địa phương có quyền từ chối tiếp nhận các văn bản điện tử chưa được ký số theo quy định của pháp luật. Đồng thời họ phải có trách nhiệm thông báo về nơi văn bản được gửi đi về việc không tiếp nhận văn bản để tiến hành kiểm tra, rà soát.
  • Nếu văn bản nhận là văn bản đã được điện tử hóa và ký số bởi doanh nghiệp/cơ quan phát hành văn bản đó: doanh nghiệp/cơ quan nhận văn bản phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số đối với văn bản điện tử tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT.
  • Nếu kiểm tra thấy chứng thư số hợp lệ thì văn bản đó sẽ được tiếp nhận cũng như được cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trong trường hợp không hợp lệ hoặc không đúng thông tin trên văn bản thì phải thông báo lại cho doanh nghiệp/cơ quan gửi văn bản để tiến hành giải quyết sớm nhất có thể.
  • Nếu là văn bản giấy: doanh nghiệp/cơ quan nhận văn bản sẽ phải điện tử hóa văn bản đã được ký trên giấy, sau đó thực hiện ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan lên trước khi đưa văn bản đó vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Hình thức, thông tin cũng như vị trí của chữ ký số phải được làm theo đúng hướng dẫn đã quy định ở phía trên.

VI. Mua chữ ký số doanh nghiệp ở đâu uy tín?

Dịch vụ chứng thực Chữ ký số Viettel-CA hay còn gọi là USB Token Viettel là dịch vụ của Tập Đoàn Công Nghiệp Viễn Thông Quân Đội Viettel.

Dịch vụ này được Bộ Thông Tin và Truyền Thông đảm bảo về mặt pháp lý, có độ bảo mật tuyệt đối, là một thiết bị vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp trong việc ký kết hợp đồng, tài liệu, văn bản trực tuyến,… 

Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp
Quy trình ký số đối với văn bản gửi và văn bản đi có sự khác nhau

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số với cơ quan bảo hiểm xã hội 2023

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp kinh doanh quy mô vừa và nhỏ đều sử dụng chữ ký số USB Token Viettel-CA truyền thống nhằm phục vụ cho hoạt động ký số điện tử các chứng từ văn bản, sổ sách, tài liệu của công ty mình.   

Nếu quý khách hàng còn có những thắc mắc cần được giải đáp về chữ ký số Viettel – CA hay bất kỳ sản phẩm – dịch vụ khác của công ty chúng tôi, vui lòng liên hệ qua số hotline: 0866.222.900096.314.53.53 hoặc website: viettelnet.vn để được chuyên viên kỹ thuật của Viettel tư vấn cụ thể và chính xác hơn.

Hoàng Hải Yến

Hoàng Hải Yến Viettel là chuyên viên kinh doanh CEO Viettel tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh loại giỏi tại Đại Học Kinh Tế có kinh nghiệm hơn 12 năm (vào Viettel tư năm 2010) bán hàng xuất sắc với các kỹ năng, kinh nghiệm nghiệp vụ bán hàng và sau bán hàng các dịch vụ Viettel như: cáp quang FTTH, chữ ký số Viettel, Vtracking, Cloud, Brandname, định vị GPS,...
0 0 đánh giá
Đánh giá bài viết
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận