Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo thông tư số 78/2021/TT-BTC là hóa đơn có chứa mã của cơ quan thuế và được tạo ra từ máy tính tiền.

Hiện nay, hầu hết các thủ tục hành chính về thuế đều được triển khai và thực hiện trên nền tảng hệ thống điện tử. Trong đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính được ngành Thuế triển khai và nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh. 

Bài viết dưới đây của Viettelnet sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin về điều kiện, nguyên tắc, nội dung,… liên quan đến hóa đơn này để bạn hiểu rõ.

I. Định nghĩa về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền      

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp gồm những thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn được khởi tạo, lập và xử lý bằng hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và lưu trữ tại máy tính của các bên theo những quy định về giao dịch điện tử của pháp luật hiện hành.

2. Tìm hiểu chi tiết về loại hóa đơn điện tử này

Máy tính tiền là thiết bị điện tử được dùng để hỗ trợ công việc kinh doanh với các chức năng như: tính tiền, lưu trữ dữ liệu bán hàng, khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tra cứu hoặc báo cáo giao dịch.

Thiết bị này còn giữ vai trò kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu điện tử.

Ngoài ra, đây là loại hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế và được tạo ra bởi máy tính tiền. Loại hóa đơn này còn phải đảm bảo thực hiện đúng theo những quy định tại Điều 89 của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 thuộc Nghị định số 41/2022/NĐ-CP, Điều 8 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC và được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

II. Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Hiện nay, pháp luật quy định rất rõ về việc khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Điều đó được thể hiện qua các thông tư và nghị định dưới đây:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 với quy định về hóa đơn và chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn về hóa đơn chứng từ.
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ban hành ngày 13/6/2019 quy định về Luật quản lý thuế.

III. Lợi ích của việc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

1. Lợi ích đối với cơ quan thuế

• Đơn giản hóa quá trình kê khai, thủ tục nộp thuế, từ đó giúp cơ quan thuế có thể quản lý hoạt động kinh doanh của của các đơn vị dễ dàng, nhanh chóng hơn.
• Đảm bảo minh bạch các hoạt động nộp thuế, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng kê khai không trung thực từ phía hộ kinh doanh.

2. Lợi ích đối với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh

Phương thức hóa đơn này giúp doanh nghiệp và các hộ kinh doanh tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và nhân lực khi mua hóa đơn chứng từ hợp pháp.

Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền còn có khả năng xử lý sai sót trực tiếp các giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền đạt tiêu chuẩn của cơ quan thuế.

Toàn bộ khoản mua hàng hóa hoặc dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Sử dụng loại hóa đơn này sẽ giúp các giao dịch với khách hàng đảm bảo được tính minh bạch, thuận tiện và tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.

Bảng giá chính sách gói cước hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền Viettel

LIÊN HỆ ĐĂNG KÝ: 0963.14.53.53 (Zalo) hoặc 0866.222.900

Email: cuongnd16@viettel.com.vn & dinhcuong.dlu@gmail.com

Chính sách khởi tạo và thiết kế Hóa đơn điện tử Viettel

Chữ ký số điện tử ký Hóa đơn

TỔNG ĐÀI LIÊN HỆ ĐĂNG KÝ >>  CHỮ KÝ SỐ VIETTEL-CA :0963.14.5353 (Zalo) hoặc 0866.222.900

Email: cuongnd16@viettel.com.vn & dinhcuong.dlu@gmail.com

IV. Top 8 đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định

Theo quy định của pháp luật hiện hành, những đối tượng có thể sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là những doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tiến hành nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Đồng thời, những đối tượng này đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp tới người dùng theo 8 loại hình kinh doanh dưới đây:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bán lẻ hàng tiêu dùng
• Ăn uống
• Nhà hàng
• Khách sạn
• Bán lẻ thuốc tân dược
• Dịch vụ vui chơi, giải trí cùng những dịch vụ khác

V. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền là gì?

>> Xem thêm: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử & 03 điều cần biết hiện nay

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền, đơn vị kinh doanh cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây:

• Đơn vị được trang bị đầy đủ các phương tiện như chữ ký số, đồng thời đã tiến hành đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để giao dịch với cơ quan thuế.
• Đơn vị sở hữu trang bị hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại bao gồm máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet và email.
• Đơn vị hiện đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Nếu đơn vị kinh doanh sử dụng hình thức hóa đơn này thì cần phải thay đổi phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đúng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ban hành ngày 21/9/2022.

VI. Những nguyên tắc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền 

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền cần đảm bảo 3 nguyên tắc dưới đây:

• Đơn vị kinh doanh cần đảm bảo nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
• Đơn vị kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
• Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) cần được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

VII. Nội dung hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền đầy đủ, chi tiết

Dựa vào Khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo những nội dung sau đây:

• Thông tin về người bán bao gồm: Họ tên, địa chỉ hiện tại và mã số thuế.
• Thông tin về người mua bao gồm: Mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (Chỉ cần ghi nếu có yêu cầu từ phía người mua).
• Thông tin về hàng hóa xuất bán, dịch vụ.
• Tên của sản phẩm hoặc tên của dịch vụ kinh doanh.
• Đơn giá sản phẩm, dịch vụ.
• Số lượng.
• Giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế.

Lưu ý, nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì nội dung của hóa đơn cần phải ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán GTGT.

Ngoài ra, với trường hợp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền, khi đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế sẽ chịu trách nhiệm cấp mã cho đơn vị. Bên cạnh đó, mã được cấp là tự động và theo dải ký tự, đồng thời đảm bảo mỗi đơn vị có một mã riêng không trùng lặp.

VIII. Quy định pháp luật về trách nhiệm của người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, trách nhiệm của người bán hàng hoặc người xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cần phải đảm bảo những điều sau đây:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế và được khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu tới cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Lập hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78.
• Đảm bảo việc sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế khi lập hóa đơn điện tử chứa mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế là liên tục và duy nhất.
• Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế cần phải đảm bảo đến ngay trong ngày xuất hóa đơn.
• Quá trình chuyển dữ liệu sẽ do các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Đồng thời, các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện theo đúng những quy định được Tổng cục thuế thẩm định và công nhận.

IX. Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

1. Trường hợp nào cần phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Hiện nay chưa có thời gian cụ thể nào quy định về việc cần phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vì Tổng cục thuế vẫn đang trong quá trình lên kế hoạch, lộ trình xây dựng giải pháp để có những quy định rõ ràng cho việc này trong thời gian tới.

2. Máy tính tiền có phải là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp hay không?

Máy tính tiền được xem là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp bởi:

• Đây là thiết kế có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, đồng thời cũng là thiết bị đồng bộ và là một hệ thống có nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau thông qua một phần mềm bán hàng sở hữu những chức năng như: tính tiền, lưu trữ, in hóa đơn, tra cứu, báo cáo giao dịch,…
• Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu điện tử.

3. Doanh nghiệp có thể vừa dùng hóa đơn điện tử có mã, vừa dùng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền không?

Mã của cơ quan thuế được cấp theo hình thức tự động. Do đó, khi đơn vị kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế sẽ đảm bảo không trùng lặp.

4. Có bắt buộc đơn vị kinh doanh bán lẻ sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không?

Sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền là điều mà pháp luật Việt Nam chưa bắt buộc. Tuy nhiên, để hỗ trợ tối ưu nhất cho quá trình kinh doanh và kê khai thuế, Tổng cục thuế luôn khuyến khích các doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng loại hóa đơn này.

5. Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn bao gồm những gì?

Thông báo phát hành hóa đơn cần phải đảm bảo những nội dung sau đây:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Điện thoại.
• Các loại hoá đơn phát hành bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu của mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, tổng số lượng hóa đơn thông báo phát hành.
• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp cần in hoá đơn (áp dụng với trường hợp là hoá đơn đặt in).
• Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (áp dụng với trường hợp là hoá đơn tự in).
• Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (áp dụng với trường hợp là hoá đơn điện tử).
• Ngày lập Thông báo phát hành.
• Tên kèm chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

6. Làm thế nào để gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế?

Để gửi thông báo phát hành hóa đơn này đến cơ quan thuế, bạn có thể thực hiện theo quy trình làm việc dưới đây:

– Bước 1: Lập hồ sơ

Đơn vị kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn để phục vụ việc bán hàng hóa, dịch vụ cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn kèm theo các hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời gian thực hiện muộn nhất là 5 ngày trước khi đơn vị kinh doanh bắt đầu dùng hóa đơn và trong 10 ngày, tính từ ngày ký thông báo phát hành với những hình thức sau:

• Gửi trực tiếp ở trụ sở cơ quan thuế.
• Gửi qua hệ thống bưu chính.
• Gửi dưới dạng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

– Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và ghi lại thông tin

Đối với trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp ở cơ quan thuế, công chức sẽ tiến hành tiếp nhận, đóng dấu và ghi lại thời gian nhận, số lượng tài liệu có trong hồ sơ để ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Đối với trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế chịu trách nhiệm đóng dấu, ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Đối với trường hợp hồ sơ được gửi với hình thức giao dịch điện tử, cơ quan thuế sẽ trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra và chấp nhận hồ sơ thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

– Bước 3: Cơ quan thuế tiến hành xử lý hồ sơ

Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ và không cần phải trả kết quả cho người nộp thuế. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không hợp lệ thì trong thời hạn 3 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế cần phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh.

X. Sinvoice Viettel – Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

>> Xem thêm: Thủ tục hồ sơ khai thuế ban đầu cho các công ty mới thành lập

Sinvoice Viettel là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy, đáp ứng đầy đủ các tính năng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó, Sinvoice Viettel còn được Bộ tài chính cho phép các doanh nghiệp kinh doanh áp dụng nhằm thay thế cho hóa đơn giấy.

Ngoài ra, so với những phần mềm hóa đơn điện tử khác trên thị trường, Sinvoice Viettel được đông đảo người dùng đánh giá cao hơn là vì:

• Đây là sản phẩm được nghiên cứu và phát triển bởi Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, đảm bảo cơ sở hạ tầng tốt bậc nhất Việt Nam.
• Sinvoice Viettel là phần mềm xuất hóa đơn trên môi trường mạng internet nhanh chóng, dễ dàng mọi lúc mọi nơi, có thể dùng trên cả máy tính lẫn máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.
• Phần mềm này có tính bảo mật cao, dễ sử dụng và có thể kết nối nhanh chóng với nhiều phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng khác.
• Sinvoice Viettel hỗ trợ lưu trữ miễn phí 10 năm, giúp tối ưu hóa chi phí lưu trữ cho người dùng.

Có thể thấy rằng, Sinvoice Viettel chính là giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thông minh, nhanh chóng và đem tới nhiều lợi ích cho người sử dụng. Nếu cần tư vấn kỹ hơn về thủ tục đăng ký sử dụng phần mềm này với những chính sách giá hợp lý nhất, bạn có thể liên hệ với Viettelnet qua hotline 0866.222.900 – 0963 14 53 53 để được hỗ trợ tận tâm.