Chữ ký số trên hóa đơn điện tử & 03 điều cần biết hiện nay

Khái niệm và những điều cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Viettel-CA-Đơn vị cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử uy tín. 

Tính đến thời điểm hiện tại, hình thức sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy đã được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp. Theo đó, thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành năm 2019 bởi Bộ Tài Chính cũng đã công bố các quy định về cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. 

Để giúp người đọc nắm rõ những thông tin quan trọng về cách thức sử dụng CKS này, cùng Viettelnet tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây. 

I. Khái niệm chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Chữ ký số (CKS) là thông tin đi kèm dữ liệu nhằm mục đích xác định chủ dữ liệu. Nó có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hoặc video. Chữ ký số đóng vai trò thiết yếu trong việc xác thực đơn vị phát hành hóa đơn điện tử.

II. Nội dung thông tư về CKS trên hóa đơn điện tử

Theo thông tư số 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định về chữ ký số và hóa đơn điện tử như sau:

• Điều 3, mục đ quy định về Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua. 
• Điều 3, mục e quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Điều 3, khoản 3 quy định về một số trường hợp hóa đơn có thể không nhất thiết đầy đủ các nội dung. 

Các quy định trên được đưa ra nhằm mục đích giúp thực hiện các giao dịch điện tử thuận lợi, an toàn và có tính hợp pháp đến người dùng. 

III. Những điều cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử hiện nay

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, một số trường hợp dưới đây không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng trên hóa đơn điện tử như:

1/ Bên mua không phải là đơn vị kế toán.

2/ Hoặc bên mua là đơn vị kế toán nhưng có chứng từ và đầy đủ hồ sơ trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người mua và người bán như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa,…

Tóm lại, có thể thấy hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán hàng nhưng không nhất thiết có chữ ký người mua hàng. 

1. Trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký của người bán và người mua

Khoản 3 Điều 3 thuộc Thông tư 68/2019/TT-BTC có quy định những trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký của người bán và người mua của hóa đơn điện tử như sau:

• “Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân, không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
•  Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua”. 

2. Cách xác nhận CKS trên hóa đơn điện tử đã hết hạn

Khi chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số. Theo đó, thông tin sẽ được tự động cập nhật lên hệ thống của tổng cục Thuế nếu chữ ký số được gia hạn thành công.

3. Doanh nghiệp chỉ sử dụng một chữ ký số trên hóa đơn điện tử?

Để xác nhận hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ ký số. Tuy nhiên, các các chữ ký số này phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, đúng quy định của Bộ tài chính. Đồng thời phải cập nhật đầy đủ các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục thuế.

IV. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định 

Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định dựa trên thời điểm người bán ký số, ký điện tử. Chúng được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. 

V. Viettel cung cấp dịch vụ chữ ký số và hóa đơn điện tử uy tín

Viettelnet là công ty thuộc Tập đoàn Viettel dẫn đầu trong ứng dụng khoa học, công nghệ về chất lượng, số lượng và sản phẩm tiên phong. Đặc biệt, Chữ ký số Viettel-CA là dịch vụ có thao tác dễ dàng, độ bảo mật cao, hỗ trợ khách hàng thực hiện ký số từ xa mà không cần sử dụng đến các thiết bị khác.

>> Xem thêm: Chữ ký số (CKS) để ký văn bản nội bộ doanh nghiệp

Nếu Quý khách hàng đang quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ Chữ ký số Viettel-CA của Viettelnet có thể có thể truy cập ngay website công ty viettelnet.vn hoặc qua số hotline 0866.222.900.

Ngoài ra, Quý khách cũng có thể liên hệ trực tiếp với Mr. Cường (chuyên viên kỹ thuật Viettel) qua email: cuongnd16@viettel.com.vn hoặc hotline 0963.14.53.53 để được tư vấn chi tiết và cụ thể nhất.