Những việc cần làm NGAY sau khi thành lập công ty/doanh nghiệp

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty chưa nên vội xuất hóa đơn, ký hợp đồng hoặc tuyển người nếu chưa thiết lập các thủ tục nền tảng. Bài viết này trình bày các việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty theo đúng thứ tự ưu tiên năm 2026, từ kiểm tra giấy phép, treo bảng tên, góp vốn, ngân hàng đến kê khai thuế ban đầu, hóa đơn điện tử và bảo hiểm xã hội.

Checklist nhanh theo mốc thời gian sau khi thành lập công ty

1. Kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ nội bộ

Việc đầu tiên là đối chiếu tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện và thông tin liên hệ. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục sửa đổi sớm trước khi mở tài khoản, ký hợp đồng hoặc đăng ký hóa đơn.

Đồng thời, doanh nghiệp cần hoàn thiện Điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, quyết định bổ nhiệm, quy chế tài chính, quy chế quản lý chữ ký số, con dấu và tài khoản ngân hàng.

2. Treo bảng tên doanh nghiệp tại trụ sở

Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính. Bảng tên nên hiển thị đúng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ. Không gắn tên tại trụ sở có thể bị phạt từ 40 triệu đến 70 triệu đồng theo quy định xử phạt có hiệu lực từ ngày 21/07/2026.

Biển ngang có chiều cao tối đa 2 m và chiều dài không vượt chiều ngang mặt tiền; biển dọc có chiều ngang tối đa 1 m, chiều cao tối đa 4 m và không vượt chiều cao nơi đặt biển. Biển không được che lối thoát hiểm, thiết bị phòng cháy chữa cháy hoặc cản trở giao thông.

3. Quyết định việc sử dụng con dấu

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung. Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia như cơ chế cũ. Dù vậy, công ty nên ban hành quy chế quản lý dấu và phân quyền người được sử dụng để hạn chế ký sai thẩm quyền.

4. Mở tài khoản ngân hàng và thiết lập thanh toán

Tài khoản đứng tên doanh nghiệp giúp tách dòng tiền kinh doanh khỏi tài sản cá nhân, thực hiện góp vốn bằng chuyển khoản, nộp thuế điện tử, thanh toán hóa đơn và chứng minh giao dịch. Sau khi mở, cần đăng ký Internet Banking, người tạo lệnh, người duyệt lệnh và hạn mức thanh toán.

Doanh nghiệp không còn thủ tục thông báo số tài khoản ngân hàng với Phòng Đăng ký kinh doanh. Khi sử dụng nộp thuế điện tử, doanh nghiệp thực hiện liên kết tài khoản và hoàn tất quy trình với ngân hàng, hệ thống thuế.

5. Trang bị chữ ký số trước kỳ khai thuế đầu tiên

Chữ ký số không phải món đồ phải mua trong ngày nhận giấy phép, nhưng gần như cần thiết khi doanh nghiệp bắt đầu giao dịch điện tử với thuế, hóa đơn, BHXH và đối tác. Doanh nghiệp có thể chọn USB Token Viettel-CA cho kế toán làm việc trên máy tính hoặc MySign khi người đại diện cần ký từ xa.

XEM THÊM: Hỗ trợ đăng ký chữ ký số để nộp thuế

6. Cập nhật quan trọng: năm 2026 không còn lệ phí môn bài

Nội dung cũ thường hướng dẫn doanh nghiệp mới nộp tờ khai lệ phí môn bài. Từ ngày 01/01/2026, khoản lệ phí này đã chấm dứt. Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh thành lập năm 2026 không phải khai, không phải nộp tiền môn bài.

Các khoản nợ, tiền chậm nộp hoặc vi phạm liên quan đến năm 2025 trở về trước vẫn được cơ quan thuế quản lý. Tham khảo bài thuế môn bài là gì để phân biệt nghĩa vụ cũ và quy định năm 2026.

7. Xác định kỳ khai thuế và deadline đầu tiên

Doanh nghiệp cần xác định phương pháp thuế giá trị gia tăng, kỳ khai theo tháng hoặc quý, nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thuế nhà thầu và các loại thuế chuyên ngành nếu phát sinh.

Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu vẫn phải rà soát nghĩa vụ từng sắc thuế. Chỉ được không nộp hồ sơ khi thuộc đúng trường hợp miễn hồ sơ khai theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

8. Tổ chức công tác kế toán

Công ty cần lựa chọn chế độ kế toán, phần mềm, kỳ kế toán, phương pháp lưu chứng từ và người phụ trách. Doanh nghiệp mới không nên chờ có doanh thu mới làm kế toán vì chi phí thành lập, góp vốn, thuê trụ sở, mua thiết bị và mở tài khoản đều là nghiệp vụ cần ghi nhận.

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải có kế toán trưởng ngay ngày đầu. Tùy loại hình và quy mô, doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán trong thời gian luật cho phép, nhưng phải có quyết định phân công và kiểm soát chứng từ.

9. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử vInvoice

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đăng ký theo mẫu hiện hành. Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua, trừ trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng.

Quy trình triển khai hóa đơn điện tử vInvoice gồm: chuẩn bị chữ ký số, lựa chọn gói hóa đơn, thiết lập thông tin người bán, mẫu và phân quyền; gửi đăng ký sử dụng; chờ thông báo chấp nhận; kiểm thử và phát hành hóa đơn đúng thời điểm.

Công ty có thể tham khảo hóa đơn điện tử Viettel để lựa chọn gói số lượng phù hợp.

10. Góp đủ vốn điều lệ trong 90 ngày

Chủ sở hữu, thành viên và cổ đông phải góp đủ, đúng loại tài sản đã cam kết trong thời hạn luật định. Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, mốc cơ bản là 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không tính một số thời gian xử lý tài sản theo luật.

Doanh nghiệp cần lưu phiếu thu, chứng từ chuyển khoản, biên bản định giá, biên bản giao nhận, giấy chứng nhận phần vốn góp và sổ thành viên/cổ đông. Không góp đủ phải xử lý, điều chỉnh vốn và tỷ lệ sở hữu theo đúng loại hình.

11. Giấy phép con và điều kiện ngành nghề

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thay thế giấy phép chuyên ngành. Công ty kinh doanh thực phẩm, giáo dục, vận tải, du lịch, bảo vệ, bất động sản, y tế, thương mại điện tử hoặc ngành nghề có điều kiện cần hoàn tất giấy phép, chứng chỉ, ký quỹ, cơ sở vật chất hoặc người phụ trách chuyên môn trước khi hoạt động.

12. Hợp đồng, quy trình nội bộ và bảo vệ dữ liệu

Trước khi ký hợp đồng đầu tiên, doanh nghiệp nên đồng bộ mẫu báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chính sách thanh toán, người có thẩm quyền ký, quy trình đóng dấu và lưu trữ. Website, ứng dụng và biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng phải có thông báo, căn cứ xử lý và biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân.

13. Tuyển dụng, hợp đồng lao động và BHXH

Khi tuyển nhân sự, doanh nghiệp cần ký đúng loại hợp đồng, thiết lập hồ sơ lương, chấm công, nội quy và an toàn lao động. Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.

Phần mềm vBHXH giúp lập hồ sơ tăng, giảm lao động, điều chỉnh thông tin và theo dõi kết quả giao dịch điện tử. Hợp đồng lao động có thể ký điện tử khi đáp ứng điều kiện về xác thực, toàn vẹn và lưu trữ.

14. Kiểm tra trạng thái trụ sở, hóa đơn và mã số thuế

Doanh nghiệp phải duy trì địa chỉ có thể liên hệ, tiếp nhận thư và phục vụ xác minh. Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, không phản hồi cơ quan thuế hoặc có dấu hiệu rủi ro có thể dẫn đến trạng thái không hoạt động tại địa chỉ, ngừng sử dụng hóa đơn hoặc biện pháp quản lý khác.

15. Lưu trữ hồ sơ và lịch tuân thủ

Nên tạo lịch nhắc theo tháng, quý, năm cho thuế, hóa đơn, BHXH, báo cáo lao động, báo cáo tài chính, gia hạn chữ ký số và giấy phép. Phân quyền người lập, người kiểm tra và người ký để tránh phụ thuộc một cá nhân.