Văn bản điện tử là gì? Quy định về chữ ký số trong văn bản điện tử

Văn bản điện tử là gì? Những quy định về chữ ký số trong băn bản điện tử có thể bạn chưa biết. Trình tự quản lý văn bản đi với văn bản điện tử. 

Sử dụng văn bản điện tử mang đến cho người dùng những lợi ích như đảm bảo tính thuận tiện, dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian, chi phí về giấy tờ,… Đặc biệt, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nội dung khi gặp sai sót trên các văn bản điện tử thay vì văn bản giấy.

Vậy văn bản điện tử là gì? Giá trị pháp lý và chữ ký số trên văn bản điện tử được quy định như thế nào? Hãy cùng Viettelnet theo dõi trong bài viết sau đây.

I. Văn bản điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành vào ngày 05/03/2020, văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được số hóa hoặc tạo lập từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật hay định dạng theo quy định.

II. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức nhà nước được quy định tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Theo đó, khi có chữ ký số đúng quy định pháp luật và được ký bởi người có thẩm quyền, ký số của cơ quan, tổ chức thì văn bản điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương tự như văn bản giấy.

III. Khái niệm chữ ký số trên văn bản điện tử là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP định nghĩa “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác như:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Ngoài ra, chữ ký số trên văn bản điện tử còn phải dựa trên nguyên tắc là chữ ký điện tử phải gắn kèm với văn bản điện tử sau khi ký số. Văn bản điện tử được ký số cần đảm bảo tính xác thực cũng như tính toàn vẹn suốt quá trình trao đổi, xử lý cũng như lưu trữ văn bản điện tử được ký số.

IV. Quy định về chữ ký số trong các văn bản điện tử

Dấu, chữ ký số trong văn bản điện tử theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

V. Soạn thảo văn bản điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về soạn thảo văn bản điện tử như sau:

– Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

– Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

– Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

– Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

VI. Hướng dẫn cách ký số văn bản điện tử

Sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, bạn cần thực hiện một số thao tác sau để ký văn bản bằng chữ ký số và phát hành văn bản điện tử:

– Bước 1: Văn bản cuối cùng được các lãnh đạo đồng ý phát hành sẽ được chuyển đến văn thư. Tiếp đó, văn thư sẽ thực hiện việc lấy, điền số vào file word và chuyển thành file PDF, sau đó cập nhật lại hệ thống, đồng thời chuyển đến các lãnh đạo có liên quan ký văn bản bằng chữ ký số theo đúng trình tự.

– Bước 2: Sau khi nhận văn bản PDF, ký số trên tệp PDF, lãnh đạo có liên quan sẽ  cập nhật lại tệp PDF đã ký lên hệ thống QLVB. Tiếp theo đó, hệ thống QLVB này sẽ tự động chuyển đến cho văn thư (nếu đã đầy đủ chữ ký) hoặc chuyển đến cho người ký tiếp theo. Mặt khác, lãnh đạo có liên quan sau khi ký số thì chuyển lại văn bản cho văn thư nếu gửi qua hệ thống thư điện tử công vụ.

– Bước 3: Tiếp theo, văn thư xác nhận lại chữ ký của lãnh đạo đơn vị trên tệp PDF. Đồng thời, văn thư sẽ thực hiện ký số của tổ chức đối với văn bản cần ký số của tổ chức (hoặc bỏ qua việc này nếu không cần thiết). Cuối cùng, văn thư sẽ tiến hành gửi văn bản qua hệ thống email công vụ hoặc nơi nhận thông qua phần mềm QLVB.

VII. Trình tự quản lý văn bản đi với văn bản điện tử chi tiết

Trình tự quản lý văn bản đi với văn bản điện tử theo Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

– Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

– Đăng ký văn bản đi.

– Ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

– Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

– Lưu văn bản đi.

VIII. Thu hồi văn bản điện tử

Thu hồi văn bản điện tử theo điểm b khoản 4 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

IX. Lưu văn bản điện tử

Văn bản điện tử được lưu theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

– Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

– Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

Tóm lại, việc sử dụng chữ ký số mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có nhu cầu đăng ký chữ ký số, Quý khách hàng có thể liên hệ ngay với Viettelnet qua hotline 0866.222.900 hoặc liên hệ với Mr. Cường thông qua email theo địa chỉ: cuongnd16@viettel.com.vn để được hỗ trợ tư vấn tận tình, chi tiết nhất.