Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản

Hướng dẫn chèn chữ ký điện tử online trên file PDF qua Foxit Reader và SmallPDF. Cách tạo chữ ký trên điện thoại IOS và Android vào file PDF.

Chèn chữ ký vào văn bản hiện nay đang trở nên phổ biến trong các thủ tục hành chính trực tuyến. Đây là cách tối ưu để tăng cường bảo mật, đánh dấu dữ liệu bản quyền và ngăn người khác sử dụng nội dung của bạn khi chưa được phép.

Dưới đây Viettelnet sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn những cách để chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản

I. Phân loại chữ ký điện tử trên file PDF

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 21 của Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định: chữ ký điện tử (Electronic signature) là chữ ký được tạo lập dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu và âm thanh hoặc một số hình thức khác bằng phương tiện điện tử.

Loại chữ ký này được gắn vào hoặc liên kết một cách hợp lý với thông điệp dữ liệu hiện có và có khả năng xác minh người ký cũng như sự đồng ý của người đó đối với nội dung của thông điệp dữ liệu đã ký.

Bốn dạng chữ ký điện tử điển hình và phổ biến, bao gồm:

  • Chữ ký số: Đây là một dạng chữ ký điện tử hoạt động dựa trên cơ sở mã hóa thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp và cá nhân. Chữ ký số có giá trị như chữ ký viết tay cá nhân hoặc con dấu của công ty, được sử dụng để xác minh và nâng cao tính hợp pháp của các giao dịch điện tử.
  • Chữ ký scan: Đây là chữ ký điện tử được các bên tham gia ký kết quét và gửi cho đối tác qua email. Dạng chữ ký này thường được sử dụng khi đối tác giao dịch là người nước ngoài hoặc ở vùng xa.
  • Chữ ký ảnh: Đây là hình thức chữ ký được khởi tạo bằng cách chèn hình ảnh chữ ký của người dùng vào mục tương ứng của hợp đồng điện tử và gửi cho đối tác qua email. Chữ ký ảnh thường được sử dụng khi người ký không có mặt tại địa điểm giao dịch. Tuy nhiên, giá trị của những hợp đồng này thường không lớn.
Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Có 4 hình thức chèn chữ ký điện tử trên file PDF hiện nay

II. Định dạng file PDF là gì?

Tệp PDF là một định dạng văn bản giúp khắc phục những hạn chế của các hình thức tài liệu truyền thống được Adobe phát hành vào năm 1990. Định dạng văn bản này có thể được đọc trên bất kỳ thiết bị điện tử nào và được sử dụng để chia sẻ tài liệu trực tuyến và xuất bản sách điện tử.

III. Lưu ý trong quá trình thực hiện chèn chữ ký vào file PDF

  • Bất kỳ nhà cung cấp chữ ký điện tử nào cũng đều cho phép thực hiện chữ ký số trên các tệp file PDF, Word, Excel hoặc Powerpoint.
  • Trước khi chèn chữ ký số vào file PDF hay bất kỳ file nào khác, bạn cần giữ lại một bản gốc và một bản sao trước khi thực hiện ký kết hợp đồng, bởi sau khi đã ký số thì không thể chỉnh sửa lại.
  • Không giống như các tệp PDF, chữ ký số đảm bảo được tính bảo mật của chủ thể và chỉ được thể hiện thông qua việc đánh dấu nó trên thanh công cụ.

IV. Hướng dẫn các thao tác chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng

1. Tạo chữ ký số với Foxit Reader

Trước khi chèn chữ ký vào file PDF, bạn cần tải về Foxit Reader và cài đặt phần mềm.

– Bước 1: Mở file PDF cần ký với phần mềm Foxit Reader. Nhấn Protect => chọn Sign & Certify và mở Place Signature để bắt đầu ký văn bản.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Mở văn bản cần ký bằng phần mềm Foxit Reader

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy giữ chuột trái và thả khung hình chữ nhật vào nơi muốn chèn chữ ký.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Đặt hình chữ nhật vào nơi bạn muốn chèn chữ ký điện tử

– Bước 3: Sau khi thả sẽ xuất hiện một form có chứa thông tin chữ ký số, nhấn chọn Sign.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn chọn Sign khi hộp thoại chữ ký số hiện ra

– Bước 4: Lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và chỉnh sửa nơi lưu trữ file sau khi đã ký số. Sau khi đã nhập xong nhấn chọn Save.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhập tên file mới, lựa chọn nơi lưu trữ và nhấn Save để lưu

– Bước 5: Hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token sẽ xuất hiện, bạn hãy nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhập mật khẩu và nhấn đăng nhập để truy xuất đến USB Token

– Bước 6: Nếu nhập đúng Mật khẩu của USB Token, thông tin chữ ký số sẽ xuất hiện tại nơi đã chọn ký.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Chữ ký sẽ hiện ra tại nơi đã lựa chọn ký khi nhập đúng Mật khẩu của USB Token

– Bước 7: Bạn có thể nhấn vào biểu tượng cây viết ở thanh Menu bên trái để kiểm tra lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn vào biểu tượng cây viết để kiểm tra lại chữ ký nếu muốn
XEM THÊM thông báo khuyến mãi định vị   GIÁ CHỮ KÝ SỐ VIETTEL TỐT NHẤT HIỆN NAY

2. Tạo chữ ký trên file PDF bằng Adobe Reader

Bạn cần tải về phần mềm Adobe Reader sau đó tiến hành cài đặt trước khi tạo chữ ký số.

– Bước 1: Mở file PDF cần ký bằng phần mềm Adobe Acrobat. Sau đó nhấn tổ hợp phím Shift + F4, thanh công cụ sẽ hiện ra và chọn Fill & Sign.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn chọn Fill & Sign khi thanh công cụ hiện ra

Bước 2: Nhấn Sign (Ký) => Chọn Add Signature (Thêm Chữ ký). Lúc này sẽ hiện ra một cửa sổ cung cấp cho bạn 3 tùy chọn để tạo chữ ký đó là Type (Nhập tên), Draw (Vẽ) và Image (Hình ảnh). Sau khi lựa chọn xong, bạn hãy nhấn vào nút Apply

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Lựa chọn cách tạo chữ ký theo nhu cầu

– Bước 3: Bạn hãy kéo thả, chỉnh sửa kích thước và di chuyển chữ ký đến vị trí mong muốn trên file PDF của mình để hoàn tất.

3. Chèn chữ ký online với công cụ SmallPDF

– Bước 1: Truy cập vào trang công cụ SmallPDF trên trình duyệt và nhấn vào Chọn Tệp. Sau đó bạn hãy chọn file PDF cần chèn chữ và chờ trang web tải dữ liệu của bạn lên.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn Chọn Tệp và lựa chọn file PDF cần chèn chữ ký

– Bước 2: Ở thanh Menu phía bên phải, bạn chọn Thêm ở mục Chữ ký của bạn. Có thể thêm chữ ký bằng cách ký tay hoặc tải lên ảnh chữ ký. Sau khi ký xong nhấn chọn Tạo chữ ký và chờ vài giây để tạo chữ ký điện tử cho file của bạn.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Chọn “Chữ ký của bạn” để nhập chữ ký bằng tay hoặc tải lên ảnh chữ ký

– Bước 3: Chữ ký vừa tạo sẽ xuất hiện trên thanh công cụ bên phải màn hình. Sau đó kéo và thả chữ ký vào vị trí mong muốn.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Chữ ký sẽ hiện trên thanh công cụ, bạn hãy căn chỉnh lại vào vị trí mong muốn

Bước 4: Nhấn nút Lưu giữ ở góc phải phía trên để tải xuống tài liệu, văn bản đã được ký tên để hoàn tất. 

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn Lưu giữ ở góc phải màn hình để tải tài liệu về máy tính của bạn

4. Chèn chữ ký online với PDF24 Tools

– Bước 1: Truy cập vào công cụ PDF24 Tools trong trình duyệt của bạn. Trên màn hình chính, nhấp vào Chọn tập tin để chọn tệp PDF từ thiết bị hoặc bạn có thể kéo và thả file PDF từ ngoài màn hình vào.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn “Chọn tập tin” hoặc kéo thả file từ ngoài màn hình vào PDF24 Tools

– Bước 2: Tìm và chọn file PDF trên thiết bị mà bạn muốn chèn chữ ký. Sau đó, hãy nhấn vào biểu tượng hình cây bút trên thanh công cụ.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn chọn vào biểu tượng cây bút trên thanh công cụ

– Bước 3: Tương tự như thao tác ở công cụ SmallPDF, bạn có thể sử dụng chuột hay bàn di chuột để tạo chữ ký trực tiếp trên tệp PDF hoặc tải lên hình ảnh của chữ ký hiện có. Bạn có thể sử dụng cách ký trên một tờ giấy trắng và tạo chữ ký của mình qua webcam.

– Bước 4: Bấm vào chữ ký và di chuyển để đưa chữ ký đến vị trí mong muốn.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn chọn chữ ký và di chuyển tới vị trí mong muốn

V. Hướng dẫn tạo chữ ký trên điện thoại để chèn vào file PDF

1. Chèn chữ ký vào file PDF trên điện thoại iOS

Nếu sử dụng iPhone/iPad, bạn có thể sử dụng tính năng tích hợp có tên là Markup. Tính năng này có thể giúp bạn dễ dàng thêm chữ ký vào tài liệu PDF trực tiếp từ ứng dụng Mail. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Chọn tài liệu PDF cần ký trong ứng dụng Mail. Sau đó nhấn vào biểu tượng Bút ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Chọn Signature (Chữ ký).

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Chọn biểu tượng bút ở góc phải màn hình sau đó chọn Signature

– Bước 2: Tiếp theo bạn hãy tạo chữ ký trực tiếp trên màn hình, sau đó chèn vào vị trí mong muốn trên file PDF của mình. 

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Tạo chữ ký sau đó kéo thả vào vị trí cần ký

2.  Chèn chữ ký vào file PDF trên điện thoại Android

Đối với điện thoại Android, có nhiều ứng dụng có thể giúp bạn ký các tệp PDF nhưng Adobe Acrobat Reader vẫn là ứng dụng dễ sử dụng nhất và được cài đặt miễn phí.

– Bước 1: Bạn hãy tải xuống Adobe Acrobat và cài đặt ứng dụng.

– Bước 2: Sau đó mở ứng dụng và nhấn vào biểu tượng dấu cộng và chọn Edit PDF (Chỉnh sửa PDF). Hoặc mở tab Files (Tệp) và chọn On This Device (Trên thiết bị này)  để xem lại tất cả các tệp PDF có trên thiết bị của mình và chọn tệp PDF bạn muốn ký.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn mở “Files” chọn “On This Device” và lựa chọn tệp PDF cần chèn chữ ký

– Bước 3: Sau khi mở tệp PDF, bạn hãy nhấn vào biểu tượng bút chì ở góc phải màn hình và chọn Fill & Sign.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Tiến hành tạo chữ ký trên ứng dụng

– Bước 4: Trong công cụ chữ ký, nhấn vào biểu tượng hình bút ký ở bên phải. Chọn Create Signature (Tạo chữ ký) để tiến hành tạo chữ ký của bạn.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Nhấn “Create Signature” để tạo chữ ký

– Bước 5: Cuối cùng, nhấp lại vào biểu tượng chữ ký và di chuyển tới bất kỳ đâu bạn muốn trong tài liệu PDF của mình để hoàn tất.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào file PDF dễ dàng, đơn giản
Di chuyển chữ ký tới nơi bạn mong muốn

Việc chèn chữ ký vào file PDF để đánh dấu tài liệu cũng như bảo mật thông tin được thực hiện khá dễ dàng. Hy vọng bài viết trên của Viettelnet có thể hỗ trợ bạn chèn chữ ký vào file PDF trên cả máy tính và điện thoại nhanh chóng, dễ dàng giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn.

Để đăng ký dịch vụ chữ ký số uy tín, giá tốt hãy liên hệ với Viettelnet.vn qua Hotline: 0866.222.900 hoặc email [email protected] để được các chuyên viên của Viettel tư vấn, hỗ trợ tận tâm và kịp thời nhất.