Chữ ký hình ảnh là gì? Cách chuẩn bị chữ ký ảnh khi ký hợp đồng

Với sự phát triển của công nghệ điện tử thì việc ký hợp đồng online cũng không còn xa lạ. Tuy nhiên, để một hợp đồng hay văn bản có hiệu lực pháp lý thì cần phải có chữ ký của các bên tham gia. Vậy nếu các bên tham gia đang ở xa hoặc không thể gặp mặt trực tiếp thì làm sao để ký hợp đồng? Câu trả lời chính là nhờ vào chữ ký hình ảnh. Vậy cách chuẩn bị chữ ký ảnh khi ký hợp đồng, văn bản điện tử ra sao? Cùng tìm hiểu về chữ ký ảnh trong bài viết  sau nhé!

Chữ ký hình ảnh là gì?

Chữ ký hình ảnh là một phần quan trọng trong hợp đồng và các văn bản điện tử. Những người ký hợp đồng có thể sử dụng chữ ký hình ảnh để tiến hành ký hợp đồng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Việc ký hợp đồng thông qua chữ ký hình ảnh đem đến sự tiện lợi và mặt thời gian và chi phí đi lại. Do đó, hình thức ký hợp đồng này ngày càng trở nên phổ biến.

Pháp luật hiện hành chưa có bất cứ quy định cụ thể về chữ ký hình ảnh, cũng như là quy định về tính hiệu lực đối với “chữ ký số”. Tuy nhiên, nếu xét về mặt pháp lý thì chữ ký hình ảnh vẫn được cho là phù hợp với các quy định hiện có.

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam liên quan đến hợp đồng điện tử hay giao dịch dân sự, chữ ký hình ảnh không nằm trong các quy định cấm nếu chữ ký đó thể hiện ý chí và thẩm quyền ký hợp đồng của người ký.

Do đó, hợp đồng hình ảnh không có bất kỳ lý do gì để phủ nhận hiệu lực của hợp đồng. Tuy nhiên, chữ ký hình ảnh không phải là sự lựa chọn phù hợp đối với tất cả các loại hợp đồng. Thông thường thì chữ ký hình ảnh được sử dụng phổ biến trong những hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký nhiều lần và mang tính lặp đi lặp lại. Bên cạnh đó, người ký hợp đồng cũng không ở cùng một địa điểm nên thích hợp ký hợp đồng từ xa thông qua chữ ký hình ảnh.

Quy trình ký kết khi sử dụng chữ ký hình ảnh

Nhằm đảm bảo tính chính xác, an toàn và minh bạch trong quá trình ký kết hợp đồng thông qua chữ ký hình ảnh, việc ký kết phải thông qua một quy trình trật tự và đúng pháp luật. Thông thường, quy trình ký kết khi sử dụng chữ ký hình ảnh diễn ra như sau:

• Người ký hợp đồng phải chắc chắn đồng ý với các điều khoản rồi mới tiến hành ký kết
• Người ký chèn hình ảnh chữ ký của mình vào vị trí thích hợp của file hợp đồng. Lưu ý là chữ ký phải đảm bảo đúng với quy định pháp luật.
• Sau khi chèn chữ ký trong, người ký phải gửi file hợp đồng kèm theo chữ ký của mình cho bên còn lại để xác nhận.

Cách chuẩn bị chữ ký ảnh khi ký hợp đồng, văn bản điện tử

Tuy nói việc sử dụng chữ ký hình ảnh để giao kết hợp đồng không vi phạm pháp luật nhưng chữ ký này cần phải đúng quy định thì hợp đồng mới được công nhận có hiệu lực. Do đó, việc chụp/scan và tạo chữ ký hình ảnh cần phải được chú trọng nhằm tránh sai sót. Dưới đây là các bước hướng dẫn cách chuẩn bị chữ ký ảnh khi ký hợp đồng hoặc văn bản điện tử:

Bước 1: Scan chữ ký từ trên giấy

Đầu tiên, bạn cần ký chữ ký của mình trên giấy. Chữ ký yêu cầu phải thật chuẩn và giống với chữ lý thường ngày của bạn nhất. Nếu lỡ ký hơi khác thì bạn nên ký lại.

Sau đó, bạn có thể sử dụng phần mềm scan để scan chữ ký cho rét. Nếu có thêm con dấu tròn chữ ký hình ảnh thì phải đảm bảo các tiêu chí sau:

• Đảm bảo chính xác chiều cao và đúng vị trí của con dấu và chữ ký phải
• Chiều cao của chữ ký không được cao hơn đường kính con dấu (nhỏ hơn hoặc bằng)
• Dấu được đóng phải ngay ngắn, rõ ràng và phải đúng chiều, đúng mực dấu quy định.
• Dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái trong trường hợp đóng dấu lên chữ ký

Một số trường hợp đóng dấu và chữ ký không đúng quy định:

• Chiều cao của chữ ký lớn hơn chiều cao của con dấu
• Vị trí chữ ký cao hơn hoặc thấp hơn vị trí con dấu
• Chữ ký nằm ở bên phải con dấu
• Con dấu lớn hơn ⅓ độ dài chữ ký

Bước 2: Cắt ảnh chữ ký 

Sau khi đã scan chữ ký, bạn có thể sử dụng phần mềm Photoshop hoặc Paint cắt lấy phần ảnh chữ ký dấu. Lưu ý là bạn chỉ cần cắt bỏ viền của ảnh sát viền của con dấu và chữ ký, tránh để dư quá nhiều viền hoặc cắt mất hình của chữ ký và con dấu (nếu có).

Bước 3: Xóa phông ảnh chữ ký

Để xóa phông ảnh chữ ký thì bạn có thể sử dụng phần mềm photoshop hoặc một số công cụ xóa phông trên mạng. Ngày này, các phần mềm này đều có chức năng xóa phông tự động. Do đó, bạn chỉ cần tiến hành chọn vùng cần xóa phông và nhấn Enter là xong.

Bước 4: Lưu chữ ký ảnh về máy

Sau khi đã thực hiện xóa phông xong thì bạn có thể download chữ ký ảnh về máy để sử dụng rồi. Một lưu ý cho nhỏ dành cho bạn là hãy lưu chữ ký ảnh ở dạng hình ảnh .PNG hoặc .JPG để dễ sử dụng nhất.

Ngoài ra, nếu bạn muốn lưu chữ ký ảnh về dạng .PDF thì cũng không sao. Tuy nhiên, nếu lưu ở dạng .PDF thì bạn có thể bỏ qua bước xóa phông.

Như vậy Viettelnet.vn đã cùng bạn khám phá chữ ký hình ảnh là gì và cách chuẩn bị dạng chữ ký này phục vụ việc ký hợp đồng, văn bản điện tử. Hy vọng bài viết trên có thể đem đến cho bạn nhiều kiến thức hữu ích.