Giải pháp hợp đồng lao động điện tử: Tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự

Hợp đồng lao động điện tử hiện đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhờ tính tiện lợi trong thời buổi công nghệ như hiện nay. Vậy hợp đồng lao động điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy hay không? Doanh nghiệp nên sử dụng loại hợp đồng nào hơn hay phải sử dụng đồng thời cả hai?

Giải pháp hợp đồng lao động điện tử Viettel được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự, thay thế phương thức ký kết và lưu trữ hợp đồng giấy truyền thống bằng hệ thống số hóa hiện đại. Việc áp dụng hợp đồng điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý mà còn nâng cao tính pháp lý và bảo mật trong quá trình quản lý lao động.

1. Doanh nghiệp có nên sử dụng hợp đồng lao động online không?

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, quá trình ký kết và quản lý hợp đồng lao động vẫn chủ yếu được thực hiện theo phương thức truyền thống. Các bước thu thập thông tin, trình ký, lưu trữ và kiểm soát hợp đồng thường được thực hiện thủ công, dẫn đến nhiều hạn chế trong quá trình vận hành.

Việc thu thập thông tin người lao động thường được thực hiện bằng cách nhập liệu thủ công hoặc thu thập hồ sơ giấy. Điều này khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và nguồn lực trong khâu tổng hợp dữ liệu.

Sau khi hoàn thiện nội dung hợp đồng, doanh nghiệp phải in hợp đồng giấy và trình ký lần lượt qua các bộ phận liên quan trước khi đến người lao động ký xác nhận. Quy trình này phụ thuộc nhiều vào thời gian và địa điểm của từng người tham gia ký kết.

Trong khâu quản lý, hợp đồng thường được phân loại theo các tiêu chí nhất định rồi lưu trữ trong kho hoặc thùng tài liệu. Việc tìm kiếm hợp đồng hoặc kiểm soát thời hạn hợp đồng thường được thực hiện thủ công, khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi cần tra cứu hoặc thống kê dữ liệu.

Về mặt bảo mật, nhiều hợp đồng được cá nhân tự lưu giữ hoặc cất giữ tại các kho lưu trữ nội bộ. Điều này khiến hợp đồng có nguy cơ bị chỉnh sửa, tẩy xóa hoặc thất lạc mà không có hệ thống kiểm soát rõ ràng.

2. Tại sao không nên sử dụng hợp đồng lao động bản giấy

Phương thức quản lý hợp đồng giấy mang lại nhiều rủi ro và chi phí cho doanh nghiệp. Trước hết, việc thu thập thông tin thủ công khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và nhân lực trong quá trình xử lý dữ liệu. Quá trình ký hợp đồng giấy cũng làm phát sinh nhiều chi phí như chi phí giấy, chi phí mực in và chi phí chuyển phát. Ngoài ra, việc in ấn với số lượng lớn còn gây ảnh hưởng đến môi trường và làm gia tăng lượng rác thải giấy.

Quy trình ký hợp đồng truyền thống cũng phụ thuộc vào thời gian và địa điểm của các bên tham gia ký kết. Khi một người ký chậm hoặc không có mặt đúng thời điểm, toàn bộ quy trình có thể bị trì hoãn. Trong công tác quản lý, việc phân loại và lưu trữ hợp đồng giấy đòi hỏi không gian lưu trữ lớn. Doanh nghiệp có thể phải thuê kho bãi hoặc bố trí khu vực lưu trữ riêng cho hồ sơ. Khi cần tìm kiếm hợp đồng, nhân sự phải tra cứu thủ công nên mất nhiều thời gian và chi phí.

Về bảo mật, hợp đồng giấy có thể bị lộ lọt thông tin mà không để lại dấu vết. Ngoài ra, nội dung hợp đồng cũng có nguy cơ bị chỉnh sửa hoặc tẩy xóa, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên.

3. Hợp đồng lao động dạng điện tử là gì?

Theo Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13, Điều 119 quy định rằng giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 tại Điều 14 cũng quy định hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản điện tử có ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc giấy.

Ngoài ra, Luật Giao dịch điện tử sửa đổi số 20/2023/QH15 cũng khẳng định rằng hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện giữa các hệ thống thông tin tự động hoặc giữa hệ thống với con người không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự can thiệp trực tiếp của con người trong từng hành động cụ thể.

Đặc biệt, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã quy định cụ thể về hợp đồng lao động điện tử. Theo Điều 28 của nghị định này, chậm nhất đến ngày 01/07/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức và việc giao kết hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện theo quy định của nghị định.

Bên cạnh hợp đồng lao động dưới dạng văn bản bằng giấy, ngày nay người ta còn có thể ký kết hợp đồng tương tự trên các phương tiện điện tử, dưới dạng thông điệp dữ liệu. Loại hợp đồng như vậy được gọi là HĐ lao động điện tử.

Vì mang đặc điểm của công nghệ nên hợp đồng điện tử sở hữu nhiều sự tiện lợi cho cả bên lao động và bên thuê lao động. Trong hợp đồng điện tử vẫn cần phải có đầy đủ tất cả các thông tin và quy cách trình bày như hợp đồng giấy bình thường.

Tuy nhiên, vì sự khác biệt về nền tảng tồn tại nên HĐLD điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy không vẫn là vấn đề được nhiều người quan tâm. Điều này cũng rất dễ hiểu vì đối với những người không quá am hiểu về công nghệ, hợp đồng điện tử vẫn là một thứ khá mới mẻ và khó tin tưởng hơn.

4. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy không?

Hợp đồng điện tử hiện đã được pháp luật công nhận rằng có giá trị pháp lý và được cho phép sử dụng như một chứng cứ hữu hiệu giữa các bên liên quan. Do đó, trong nhiều trường hợp, hợp đồng điện tử có giá trị tương đương với hợp đồng giấy.

Chúng tôi nhấn mạnh về việc trong nhiều trường hợp, bởi hợp đồng điện tử sẽ chỉ có giá trị pháp lý khi hợp đồng đó đáp ứng đủ các điều kiện như sau:

• Các bên liên quan đã đồng ý về các điều khoản và phương thức ký kết hợp đồng lao động.
• Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải đảm bảo theo đúng quy định đề ra tại Điều 35 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, nếu không sẽ không có giá trị pháp lý.
• Khi giao kết hợp đồng, các bên liên quan phải đảm bảo các vấn đề về bảo mật, yêu cầu kỹ thuật,… của hợp đồng.

XEM THÊM >> Hợp đồng vô hiệu là gì?

Như vậy, hợp đồng lao động điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy. Do đó, nếu là người lao động được yêu cầu ký kết loại hợp đồng này, bạn có thể hoàn toàn yên tâm. Tuy nhiên, cần đọc kỹ hợp đồng và chắc chắn rằng hợp đồng sẽ không bị chỉnh sửa sau khi ký kết, bằng cách lưu lại bản sao.

TỔNG ĐÀI LIÊN HỆ ĐĂNG KÝ vContract: 0963.14.5353 (Zalo) hoặc 0866.222.900

Email: cuongnd16@viettel.com.vn & viettel@viettelnet.vn

5. HĐLD điện tử có thể hoàn toàn thay thế hợp đồng giấy không?

Hợp đồng điện tử ra đời đã góp phần khắc phục được nhiều hạn chế của hợp đồng giấy, nhưng không thể hoàn toàn thay thế chúng. Mặc dù hợp đồng điện tử vừa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và trao đổi từ xa dễ dàng hơn nhưng nguy cơ bị xâm nhập từ xa hay đánh cắp hoặc thay đổi dữ liệu vẫn có thể xảy ra.

Vì thế, cách tốt nhất chính là chúng ta nên sử dụng đồng thời cả hai loại hợp đồng. Trong trường hợp ở giao kết từ xa, có thể ký hợp đồng điện tử trước để giải quyết vấn đề thời gian, nhưng sau đó vẫn cần phải ký hợp đồng giấy nếu hợp tác lâu dài.

6. Lợi ích khi chuyển đổi số sang hợp đồng lao động online

Việc chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trước hết là lợi ích về chi phí. Doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn và chi phí chuyển phát hợp đồng giấy. Ngoài ra, việc lưu trữ hợp đồng trên hệ thống số cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí kho lưu trữ.

Về thời gian, hợp đồng điện tử giúp loại bỏ thời gian chuyển phát hồ sơ giữa các bên. Quy trình ký kết có thể được thực hiện trực tuyến nên thời gian chờ ký được tối ưu đáng kể. Việc tìm kiếm hợp đồng cũng trở nên nhanh chóng nhờ hệ thống tra cứu tự động.

Về bảo mật, hệ thống hợp đồng điện tử cho phép kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng một cách dễ dàng. Nội dung hợp đồng sau khi ký không thể bị chỉnh sửa. Đồng thời, hệ thống còn lưu lại toàn bộ lịch sử thao tác và log của quá trình ký kết.

7. Phạm vi ứng dụng và đối tượng khách hàng sử dụng HĐLĐ Online Viettel

Hợp đồng điện tử Viettel được thiết kế để phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp trong quản lý nhân sự thời đại số.

Giải pháp này có thể được sử dụng trong quá trình giao kết hợp đồng lao động lần đầu, điều chỉnh hoặc gia hạn hợp đồng, cũng như chấm dứt hợp đồng lao động.

Ngoài ra, hệ thống còn cho phép doanh nghiệp số hóa các hợp đồng giấy đã ký trước đó và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Các hợp đồng này được ký số lại để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về chuyển đổi văn bản.

Giải pháp hợp đồng lao động điện tử Viettel đặc biệt phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có số lượng lao động lớn như doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp trong khu công nghiệp hoặc khu chế xuất có thể sử dụng hệ thống để xử lý việc ký kết hợp đồng với số lượng lớn. Các doanh nghiệp cung ứng nhân lực hoặc doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự cũng có thể tận dụng giải pháp này để kết nối với các hệ thống quản trị nhân lực hiện có.

Hệ thống được thiết kế để đảm bảo tính pháp lý cao, bảo mật tốt và thời gian triển khai nhanh. Đồng thời, toàn bộ quy trình lập, ký và lưu trữ hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí.

8. Quy trình ký hợp đồng với người lao động qua App

9. Các tính năng chính của hợp đồng điện tử Viettel

Viettel cung cấp nhiều giải pháp tối ưu để đáp ứng nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp lớn.

• Một trong những tính năng quan trọng là khả năng lập và ký hợp đồng theo lô với số lượng lớn. Doanh nghiệp có thể tạo mẫu hợp đồng chuẩn và khởi tạo hàng loạt hợp đồng cùng lúc. Việc ký số theo lô có thể thực hiện chỉ với một thao tác, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Hệ thống cũng cung cấp cơ chế bảo mật hai lớp cho cả người dùng doanh nghiệp và người lao động. Người dùng phải đăng nhập bằng tài khoản được cấp và xác thực bằng chữ ký số cá nhân. Người lao động nhận link hợp đồng qua email hoặc SMS và phải xác thực danh tính trước khi ký.
• Ngoài ra, hệ thống cho phép đăng ký chữ ký số và ký số trực tiếp trên link hợp đồng mà không cần cài đặt ứng dụng. Người lao động chỉ cần vài phút để hoàn tất việc ký hợp đồng điện tử.

10. Khả năng tích hợp API với các App khác

Hệ thống hợp đồng điện tử Viettel có thể tích hợp với nhiều hệ thống phần mềm khác của doanh nghiệp thông qua API.

Hệ thống có thể kết nối với các phần mềm quản trị doanh nghiệp như SAP S/4, VOFFICE hoặc các hệ thống nội bộ khác. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự.

11. Tiêu chuẩn bảo mật hợp đồng điện tử của Viettel

Sau khi hợp đồng được ký kết hoàn thành, hệ thống sẽ mã hóa toàn bộ file hợp đồng trước khi lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Viettel.

Nhờ cơ chế mã hóa này, nhân viên Viettel hoặc bất kỳ bên nào khác ngoài đơn vị khởi tạo hợp đồng sẽ không thể truy cập nội dung hợp đồng.

Từ ngày 01/07/2026, hệ thống cũng sẽ thực hiện truyền dữ liệu hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia theo đúng yêu cầu của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Như vậy, qua các thông tin trên, có thể khẳng định rằng hợp đồng lao động điện tử có giá trị tương đương với hợp đồng giấy, kèm theo một số điều kiện. Để biết thêm chi tiết những chia sẻ liên quan, hãy tiếp tục theo dõi Viettelnet trong các bài viết tiếp theo hoặc liên hệ hotline 0866.222.900 để được giải đáp băn khoăn nhanh nhất!

BẤM VÀO ĐỂ TẢI VỀ SLIDE GIỚI THIỆU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ VIETTEL