Hợp đồng scan là gì? Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Việc scan tài liệu và giấy tờ giúp mang tới sự dễ dàng cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện lưu trữ. Vậy hợp đồng scan là gì? Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không? Trong bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết cho bạn các thắc mắc về hình thức hợp đồng này.

Giới thiệu về hợp đồng scan

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên tài liệu, trên giấy tờ (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả các hình ảnh trên giấy thành dữ liệu/ hình ảnh/ file lưu trữ trên điện thoại, trên máy tính thông qua một chiếc máy scan hoặc máy in có tính năng scan được cài đặt.

Hợp đồng scan là loại hợp đồng giấy, hình ảnh hợp đồng được chuyển thành dữ liệu có thể lưu trên điện thông minh hoặc máy tính (thường sẽ là file PDF). Tuy nhiên đây không được gọi là hợp đồng điện tử mà chỉ là một bản sao của hợp đồng.

Lợi ích của việc scan hợp đồng

Là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người, việc scan hợp đồng sẽ mang tới cho bạn những lợi ích nổi bật sau:

Lưu trữ được các hợp đồng quan trọng

Những hợp đồng quan trọng bạn nên sao lưu và cần được bảo quản cẩn thận để khi cần có thể tìm kiếm một cách dễ dàng hay khi phòng trừ các trường hợp bị mất/cháy/hỏng. Lúc này, việc scan hợp đồng càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Sử dụng máy scan hoặc các ứng dụng scan để số hóa hợp đồng, tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Giúp bạn có thể giảm thiểu tối đa các nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm các chi phí trong việc in ấn hợp đồng và tài liệu.

Độ bảo mật an toàn tuyệt đối các thông tin, dữ liệu

Lưu trữ các thông tin trên hợp đồng ở dạng số hóa thông qua bản scan và cài đặt mã truy cập bảo mật với các hợp đồng hoặc các tài liệu quan trọng giúp bạn tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh sẽ được quét và được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên độ bảo mật là rất cao.

Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển các hợp đồng từ bản giấy sang các tệp file mềm để lưu trữ trong máy tính hoặc điện thoại sẽ khiến cho việc sắp xếp thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

Ngoài ra, một số các dòng máy scan, ứng dụng scan mới được tích hợp thêm các tính năng chia sẻ tài liệu có thể quét thông qua email, công cụ đám mây hay qua các ứng dụng của bên thứ ba một cách thuận tiện. Vì thế nên bạn hoàn toàn có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty.

Khôi phục tài liệu sau các rủi ro 

Đối với các doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì việc đầu tư vào máy scan tài liệu chuyên dụng có thể chứng minh đây là một công cụ quản lý tài liệu khi xảy ra các thiên tai hiệu quả. Các tài liệu đã được lưu trữ trên máy tính sẽ thường được sao lưu thường xuyên; chúng cũng còn có thể được sao lưu trên các công cụ đám mây.

Giảm nguy cơ bị nhàu nát hay mất tài liệu

Phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống vẫn thường xảy ra trường hợp bị mất mát tài liệu. Giờ đây đã có công cụ scan tài liệu để số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm các nguy cơ mất mát thông tin quan trọng cũng như nguy cơ mất cơ hội kinh doanh do thiếu tiếp cận thông tin kịp thời.

Bản hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Không phải bất cứ bản sao tài liệu nào cũng có thể được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ có một số loại bản sao sau đây mới có được chức năng đó:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc mà các cơ quan, tổ chức đang quản lý hồ sơ gốc hoặc căn cứ vào sổ gốc để có thể cấp cho bạn bản sao. Bản sao từ sổ gốc sẽ có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung được ghi trong sổ gốc.
• Bản sao được chứng thực từ bản gốc: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực được bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan được quyền chứng thực bản sao từ bản chính đó là Phòng Tư Pháp của cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan ngoại giao; Cơ quan công chứng.

Như vậy chỉ có bản chính, bản sao đã được chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do cơ quan thẩm quyền các cấp đã xác nhận thì mới được công chứng.

Vậy nên hợp đồng bản scan sẽ không có tính pháp lý, bởi do đây là việc cá nhân có nhu cầu thực hiện sao chép các tài liệu/ hợp đồng thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan mà không cần phải thông qua một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.

Do đó, hợp đồng bản scan cũng sẽ không có giá trị pháp lý, không có hiệu lực trong việc giải quyết các vấn đề xảy ra khi có tranh chấp mà chỉ được dùng với các mục đích số hóa tài liệu hoặc lưu trữ các văn bản trong cơ sở dữ liệu trên máy tính.

Trên đây là toàn bộ những giải đáp chi tiết về thắc mắc hợp đồng scan là gì? Bản hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không? Viettelnet hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn có được thêm những thông tin bổ ích về công cụ hỗ trợ đặc biệt này. Qua đó bạn cũng cần lưu ý kỹ nội dung trong bài viết trên để tránh được những rủi ro phát sinh sau này.