Giải đáp: Hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không?
Nguyễn Thị Tam
- Cập nhật lúc: 17:04 - 22/04/2024 - 1302 lượt xem
Hợp đồng điện tử là khái niệm quen thuộc của nhiều doanh nghiệp. Sau khi ký kết hợp đồng, mặc dù hợp đồng đã được lưu trữ trên hệ thống nhưng trong một số trường hợp vẫn phải chuyển đổi ra văn bản giấy. Vậy làm thế nào để chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi: hợp đồng điện tử có chuyển đổi ra văn bản giấy được không? Cùng theo dõi nhé!
MỤC LỤC
Định nghĩa về hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử còn được gọi là Electronic Contract, viết tắt là E – Contract. Theo Luật giao dịch Điện tử của Nhà nước được ban hành vào năm 2015, tại điều 33 quy định:
“Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được lưu trữ trên các phương tiện điện tử bao gồm: Công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, quang học và các phương tiện điện tử khác”
Hiện nay, tính pháp lý của hợp đồng điện tử được Pháp Luật bảo vệ và công nhận. Ngoài ra, hợp đồng điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Nội dung hợp đồng có thể mở được, đọc được bằng phương pháp mã hóa theo đúng quy định của Pháp Luật.
- Nội dung hợp đồng phải được bảo mật và không thay đổi bất kỳ thông tin nào. Trong trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hợp đồng, bắt buộc phải có sự đồng thuận của hai bên ký kết.
Hợp đồng điện tử có những đặc điểm cơ bản gì?
Theo quy định của Pháp Luật, hợp đồng điện tử thường có các đặc điểm cơ bản sau:
- Thông tin hợp đồng luôn được thể hiện bằng dữ liệu điện tử: So với hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Hợp đồng bắt buộc phải có 3 chủ thể tham gia: Ngoài bên bán, bên mua, hợp đồng điện tử bắt buộc phải có bên thứ 3 là người đứng giữa hai chủ thể kia. Bên thứ 3 có thể là nhà cung cấp mạng hoặc các bên chứng thực chữ ký.
- Đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử: Theo quy định của Pháp Luật, hợp đồng điện tử vẫn có tính pháp lý ngang hợp đồng truyền thống.
- Dễ dàng thực hiện ký kết mọi lúc, mọi nơi: Thông tin của hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng dữ liệu. Vì thế, hai bên ký kết không cần phải gặp nhau, có thể ký kết hợp đồng ở bất cứ mọi lúc, mọi nơi.
Vì sao cần chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy?
Chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy được hiểu là việc chuyển đổi file điện tử thành bản giấy để phục vụ cho một mục đích nào đó của hai bên ký kết. Theo Pháp luật, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy, được công nhận và bảo hộ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy.
Một số trường hợp phát sinh chuyển đổi hợp đồng có thể kể đến như:
- Cần văn bản giấy để giao dịch với ngân hàng hoặc cơ quan Pháp Luật.
- Cần sử dụng văn bản giấy để giao dịch với đối tác/ khách hàng theo yêu cầu.
- Ngoài ra, trong một số trường hợp, các cá nhân, tổ chức cần thực hiện chuyển đổi hợp đồng để đảm bảo công việc ký kết, giao dịch.
Hợp đồng điện tử có chuyển đổi thành văn bản giấy không?
Theo quy định của Pháp luật, “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản. Bản gốc văn bản cần được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Như vậy, sau khi các chủ thể tham gia ký kết hợp đồng tức là đã hình thành “Bản gốc văn bản” hay còn được gọi là “Bản gốc hợp đồng”.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, tại Khoản 5 Điều 18, các cá nhân, doanh nghiệp được phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử theo đúng quy định của Pháp Luật. Văn thư cần tiến hành in văn bản điện tử được ký số của người có thẩm quyền ra giấy. Văn bản cần có dấu mộc của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản và giấy phát hành văn bản theo đúng quy định của Pháp Luật.
Như vậy, theo đúng quy định của Pháp Luật, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chuyển đổi hợp đồng điện tử thành bản giấy khi cần thiết. Đặc biệt, giá trị pháp lý của hai hình thức hợp đồng là ngang nhau, đều được Pháp luật công nhận và bảo vệ.
Một số lưu ý khi chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy
Để việc chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy diễn ra suôn sẻ, dễ dàng, các bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Tìm hiểu về các quy định của Pháp Luật liên quan đến vấn đề chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy trước khi thực hiện. Việc thực hiện sai quy trình chuyển đổi, hợp đồng sẽ mất giá trị pháp lý, không được Pháp Luật công nhận và bảo vệ.
- Hợp đồng sau khi chuyển đổi phải có đầy đủ dấu mộc, chữ ký của tổ chức, cá nhân, các chủ thể tham gia hợp đồng. Chữ ký và dấu mộc phải đảm bảo đúng theo quy định của Pháp Luật.
- Sau khi chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy, doanh nghiệp chỉ cần đóng dấu nếu bên ký là cơ quan, tổ chức.
- Hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy đều có giá trị pháp lý ngang nhau.
Bài viết trên Viettelnet đã cung cấp cho các bạn kiến thức liên quan đến hợp đồng điện tử và cách thức chuyển đổi hợp đồng điện tử thành văn bản giấy. Hy vọng qua bài viết này, các bạn có thể hiểu rõ hơn về cách thức chuyển đổi hợp đồng. Từ đó, ứng dụng vào thực tế, công việc một cách dễ dàng.
Nguyễn Thị Tam
