Hướng dẫn cách hạch toán chi phí mua chữ ký số doanh nghiệp / công ty

Hướng dẫn chi tiết và cụ thể cách hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm lựa chọn thời gian phân bổ hợp lý.

Hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp là một trong những nghiệp vụ khiến nhiều kế toán băn khoăn vì không rõ nên đưa vào mục đích chi phí hay công cụ dụng cụ. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Viettelnet để biết chính xác cách hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp cũng như cách chọn thời gian phân bổ hợp lý.

I. Tìm hiểu chung về chữ ký số

1. Định nghĩa 

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu dùng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được khóa công khai của người ký và thông điệp dữ liệu ban đầu có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi (đề cập phía trên) được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu từ khi tiến hành việc biến đổi nêu trên.

Tóm lại, chữ ký số là thiết bị được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của một cá nhân hay doanh nghiệp dùng thay cho chữ ký trên các loại tài liệu số và văn bản thực hiện đối với các giao dịch điện tử thông qua mạng Internet.

2. Cấu tạo của chữ ký số

Chữ ký số dựa vào công nghệ mã hóa công khai RSA: mỗi đơn vị kinh doanh khác nhau sẽ có cặp khóa gồm 1 khóa công khai và 1 khóa bí mật, cụ thể:

• Khóa công khai (Public Key): Là cặp khóa dùng để kiểm tra chữ ký số, đồng thời được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
• Khóa bí mật (Private Key): Là cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
• Người ký: thuê bao dùng khóa bí mật để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên của mình.
• Người nhận: cá nhân hoặc tổ chức nhận thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký thông qua việc dùng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được, sau đó thực hiện các hoạt động hay giao dịch liên quan.
• Ký số: Đây là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động gắn và tạo chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó.

II. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp

1. Cách hạch toán chi phí mua chữ ký số trường hợp phân bổ 1 lần

Hạch toán chi phí mua chữ ký số trong trường hợp phân bổ 1 lần được áp dụng khi chi phí mua chữ ký số nhỏ và doanh nghiệp chỉ muốn phân bổ hết vào 1 lần. Lúc này, kế toán sẽ thực hiện ghi như sau:

• Nợ TK 642
• Có TK 111, 112, 113

Hoặc:

• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 113

2. Cách hạch toán chi phí mua chữ ký số trường hợp phân bổ nhiều kỳ

Trong trường hợp chữ ký số có giá trị lớn và các doanh nghiệp thấy cần thiết phải phân bổ nhiều kỳ thì kế toán cần tiến hành ghi như sau:

• Nợ 142, 242
• Có 111, 112, 331

Hoặc:

• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 113

Đồng thời, kế toán cũng cần phải xem xét nên phân bổ bao nhiêu kỳ để hàng tháng tính chi phí phân bổ cho mỗi tháng:

• Nợ TK 642
• Có TK 142, 242

(Giá trị phân bổ 1 kỳ)

Lưu ý: Trong trường hợp này, nhằm giúp thuận tiện hơn trong việc theo dõi về sau, kế toán có thể khai báo chữ ký số như CCDC để được phân bổ tự động hàng tháng.

III. Hướng dẫn lựa chọn thời gian phân bổ hợp lý

Việc các doanh nghiệp sẽ tự xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ vào chi phí hoạt động sản xuất hay kinh doanh trong kỳ sao cho phù hợp nhất với mình được quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Theo đó, thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm.

Đồng thời, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ phù hợp dựa theo doanh thu và chi phí của mình theo chuẩn mực số 01 của chế độ kế toán.

Ngoài ra, bộ phận kế toán của các doanh nghiệp cũng cần cân nhắc xem công cụ, dụng cụ đó có thời gian sử dụng hữu ích trong bao lâu cũng như doanh thu tương ứng khi sử dụng loại công cụ, dụng cụ đó. Bên cạnh đó, cũng theo chuẩn mực này, việc phân bổ cần căn cứ vào tính chất cũng như mức độ của loại chi phí để lựa chọn thời gian phù hợp nhất.

IV. Tham khảo cách hạch toán bút toán phân bổ công cụ dụng cụ

– Trường hợp khi mua công cụ dụng cụ về dùng ngay:

• Nợ TK 242
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112

– Trường hợp khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho:

+ Công cụ dụng cụ nhập kho

• Nợ TK 153
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112

+ Khi xuất dùng hoặc cho thuê:

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
• Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

– Định kỳ thực hiện phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý.

• Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

Kết luận:

– Các doanh nghiệp cần tự xác định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ để đảm bảo doanh thu phù hợp với chi phí cũng như tùy thuộc vào thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

– Việc phân bổ dần loại chi phí mua tài sản là công cụ, dụng cụ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ tính theo tháng tính từ ngày đưa vào sử dụng.

– Các doanh nghiệp nên xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ tối đa là khoảng 3 năm dựa theo pháp luật thuế.

V. Vì sao nên sử dụng dịch vụ chữ ký số Viettel-CA?

Với hạ tầng Data Center hỗ trợ khách hàng lớn nhất Châu Á, hiện nay, dịch vụ chữ ký số Viettel-CA đã được tin dùng bởi hơn 1.000.000 doanh nghiệp cả nước ( >30% thị phần). Ngoài ra, dịch vụ này còn được phát triển bởi hơn 1000 đội ngũ kỹ sư VIETTEL-CA chuyên nghiệp, do đó, khách hàng có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch thư điện tử, email, dịch vụ hành chính công, hóa đơn điện tử…

Vì vậy, nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số cho doanh nghiệp, quý khách hàng có thể liên hệ Viettelnet qua số Hotline 0866.222.900 hoặc truy cập trực tiếp vào trang web viettelnet.vn để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.