Hướng dẫn cách quản lý và quy định sử dụng chữ ký số doanh nghiệp mới nhất

Quy định việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp. Những phương pháp quản lý chữ ký số hiệu quả. Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín.

Doanh nghiệp sau khi thành lập cần đăng ký, mua và sử dụng chữ ký số để thuận tiện trong giao dịch và quản lý văn bản điện tử. Vậy cách quản lý và quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp như thế nào? Cùng Viettelnet tìm hiểu chi tiết ở bài viết dưới đây.

I. Vai trò và tình hình sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

1. Vai trò của chữ ký số

Chữ ký số được hiểu là con dấu, chữ ký của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số không chỉ được sử dụng cho các tờ khai thuế mà được sử dụng cho tất cả những giao dịch điện tử với mọi tổ chức, cá nhân khác.

Ngoài ra, chữ ký số còn có thể dùng để giao dịch thư điện tử, email để mua bán, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển khoản hay thanh toán trực tuyến,… mà không lo bị đánh cắp như khi sử dụng tài khoản Visa, Master.

Thêm vào đó, chữ ký số còn cho phép đối tác ký kết hợp đồng kinh doanh hoàn toàn trực tuyến mà không cần phải có mặt trực tiếp, chỉ cần ký vào văn bản hợp đồng và gửi qua email để xác thực.

2. Tình hình sử dụng chữ ký số hiện nay

Theo “Báo cáo tình hình phát triển và ứng dụng chữ ký số Việt Nam năm 2019” do Bộ Thông tin và Truyền thông nội bộ ban hành, chữ ký số hiện đang được sử dụng vô cùng hiệu quả trong những hoạt động của ngành tài chính như thuế, hải quan, chứng khoán và kho bạc nhà nước. Tính đến ngày 31/03/2019 hiện có:

• 711.604 tổ chức, doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc, chi nhánh sử dụng chữ ký số trong lĩnh vực thuế, tăng trưởng 63.474 so với cùng kỳ năm 2018.
• 203.976 doanh nghiệp đang sử dụng chữ ký số trong lĩnh vực hải quan, tăng trưởng 61.974 so với cùng kỳ năm 2018.

Báo cáo cũng đánh giá việc sử dụng chữ ký số sẽ ngày càng gia tăng trong một vài năm tới.

II. Một số thông tin và quy định trong việc sử dụng chữ ký số doanh nghiệp 

1. Đối với cơ sở pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, cơ sở giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp được quy định như sau:

– Đối với trường hợp văn bản cần phải có chữ ký của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp: Một thông điệp dữ liệu được coi là hợp lệ nếu nó được ký bằng chữ ký số có chứng thực và chữ ký điện tử phải đáp ứng được các điều kiện:

• Phương pháp được sử dụng để tạo chữ ký điện tử có thể cho phép xác minh người ký. Ngoài ra, phải thể hiện được người ký đồng ý với nội dung của thông điệp dữ liệu.
• Phương pháp cần có độ tin cậy cao và phù hợp với mục đích gửi dữ liệu được gửi đi.

– Đối với trường hợp văn bản yêu cầu phải có đóng dấu của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp: Thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng điều kiện nếu được ký bằng chữ ký số của tổ chức, cơ quan hay doanh nghiệp và được đảm bảo an toàn theo điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này. Thêm vào đó, chữ ký điện tử phải có chứng thực đầy đủ.

2. Quy định sử dụng chữ ký số và người có liên quan trong tổ chức, doanh nghiệp

2.1. Quy định chữ ký số đối với doanh nghiệp

• Chữ ký số chỉ được sử dụng cho các giao dịch dựa trên đúng quyền hạn của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn phải cùng với chức danh được cấp chữ ký điện tử.
• Trường hợp uỷ quyền ký thay hoặc ký thừa lệnh cần phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Người đại diện sử dụng chữ ký số cũng cần phải căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chữ ký số.

2.2. Quy định chữ ký số đối với người ký

Căn cứ vào Điều 78 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, người ký trước khi thực hiện ký số cần phải thực hiện đủ quy trình kiểm tra trạng thái của chứng thư số như sau:

• Kiểm tra tình trạng chứng thư số của bạn trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, nơi đã cấp chứng thư số cho doanh nghiệp của bạn.
• Trường hợp chứng thư số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, bạn nên kiểm tra trạng thái của chứng thư số trong hệ thống kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Khi hai tình huống trên hợp pháp, người ký mới có thể thực hiện chữ ký số. Ngược lại, nếu một trong hai người không đáp ứng thì người ký không được phép thực hiện ký số.

2.3. Quy định đối với người nhận dữ liệu chữ ký số

Theo Điều 79 Nghị định 130, người nhận dữ liệu được ký số cần kiểm tra tính hợp lệ của chứng thư số và chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu, cụ thể như sau:

• Thông tin về trạng thái của chứng thư số, phạm vi sử dụng và giới hạn trách nhiệm. Ngoài ra, cần kiểm tra thêm thông tin về chứng chỉ số của người ký.
• Đảm bảo rằng chữ ký số được tạo ra bởi khoá bí mật tương ứng với khóa chung công khai trên chứng chỉ số của người ký.

3. Các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là an toàn và để quá trình đăng ký chữ ký số được diễn ra thành công theo đúng quy định của pháp luật thì doanh nghiệp cần lưu ý:

– Chữ ký số phải được khởi tạo trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực. Ngoài ra, nó phải kiểm chứng được bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký điện tử được tạo bằng khóa bí mật phải khớp với khóa công khai được liệt kê trên chứng thư và phải do một trong các tổ chức sau cung cấp:

• Được cung cấp bởi Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Cung cấp bởi Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ.
• Cung cấp bởi Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Cung cấp bởi Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dụng của các doanh nghiệp, tổ chức. Những nơi này cần có giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cấp phát chữ ký số theo quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

– Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng khóa bí mật chỉ nằm trong sự kiểm soát của người ký ở trong thời điểm ký.

4. Quy định về giấy tờ chữ ký số cần chuẩn bị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ cần có để nộp cho cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số như:

• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
• Bản sao công chứng CMND hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện doanh nghiệp.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế doanh nghiệp.

Để tránh tình trạng chữ ký số bị khóa, doanh nghiệp cần tiếp tục gửi hồ sơ đến đơn vị chứng thực chữ ký số để nhận chữ ký số. Yêu cầu hồ sơ gửi gồm:

• Bản sao CMND hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện doanh nghiệp (được đóng dấu treo).
• Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp (được đóng dấu treo).
• Giấy xác nhận thông tin khách hàng có chữ ký và đóng dấu.
• Các Giấy tờ đăng ký được cấp chứng thư công cộng có chữ ký và đóng dấu.

III. Có bắt buộc doanh nghiệp mới thành lập phải sử dụng chữ ký số không?

Tính tới thời điểm hiện tại, pháp luật chưa có quy định bắt buộc doanh nghiệp mới phải sở hữu chữ ký số. Tuy nhiên, vẫn có một vài trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số như:

• Trong những hoạt động liên quan tới kê khai thuế, nộp tờ khai hay nộp thuế của doanh nghiệp.
• Giao dịch điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử.
• Khi doanh nghiệp triển khai giao dịch điện tử để kê khai BHXH.

IV. Một số phương pháp quản lý chữ ký số hiện nay

• Đổi tên chữ ký số (Token): Người lưu giữ và quản lý chữ ký số có thể truy cập cấu hình đổi tên Token PKI, chọn mục “Đổi tên” và nhập lại tên mới. Sau đó chọn “Chấp nhận” để hoàn tất việc đổi tên chữ ký số.
• Đổi mật khẩu chữ ký số: Thay đổi mật khẩu Token cũng là một phương pháp quản lý chữ ký số hiệu quả để bảo vệ tài khoản và thông tin dữ liệu được lưu trữ. Người dùng có thể thay đổi mật khẩu thường xuyên để đảm bảo an toàn thông tin.
• Kiểm tra gia hạn chữ ký số: Người dùng nên kiểm tra ngày hết hạn của chữ ký số, đồng thời chú ý thời gian gia hạn chữ ký số để không làm gián đoạn hay ảnh hưởng đến công việc.
• Sử dụng các phần mềm quản lý chữ ký số: Việc sử dụng một số phần mềm có liên quan để quản lý chữ ký số cũng là một phương pháp quản lý hữu hiệu.

V. Đơn vị cung cấp chữ ký số doanh nghiệp uy tín, giá tốt nhất hiện nay

Viettelnet là một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp uy tín với giá cả tốt nhất hiện nay. Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong việc phát triển phần mềm  trong lĩnh vực giải pháp doanh nghiệp, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, kê khai Thuế,… cho gần 1.000.000 doanh nghiệp, tổ chức, nên bạn hoàn toàn có thể tin tưởng lựa chọn dịch vụ tại đây.

Để tìm hiểu chi tiết cách quản lý và quy định sử dụng cũng như mua chữ ký số cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ Viettelnet qua số Hotline 0866.222.900 hoặc truy cập trực tiếp vào trang web viettelnet.vn để được chuyên viên tư vấn nhanh chóng.