Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số từ xa mới nhất
Hoàng Hải Yến
- Cập nhật lúc: 16:03 - 20/03/2024 - 1430 lượt xem
Hướng dẫn quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token). Đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, giá tốt và đảm bảo chất lượng.
Hiện nay, chữ ký số dần trở nên phổ biến trong việc ký kết các hợp đồng trực tuyến tại các doanh nghiệp. Vậy cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số được thực hiện như thế nào, cùng Viettelnet tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.
MỤC LỤC
I. Tìm hiểu tổng quan về chữ ký số trong hợp đồng điện tử
1. Tìm hiểu về chữ ký số trong HĐĐT
Theo quy định Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP được ban hành ngày 27/9/2018 về chữ ký số như sau:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Có thể thấy, chữ ký số là chữ ký dưới dạng thông điệp dữ liệu được mã hóa giúp xác định chính xác người ký. Mỗi doanh nghiệp, đơn vị hay cá nhân sẽ có một chữ ký số riêng và duy nhất.
2. Tìm hiểu về chữ ký số – Token (USB Token) Mysign ký hợp đồng điện tử
Chữ ký số bao gồm nhiều loại như: chữ ký số Smartcard; chữ ký số HSM; chữ ký số từ xa và Chữ ký số USB Token.
Token hay còn gọi là USB Token, là một thiết bị chữ ký số chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Khi đăng ký mua chữ ký số, cá nhân/ tổ chức sẽ được cung cấp 1 USB Token, trong đó chứa mã khóa riêng biệt duy nhất.
Một token sẽ bao gồm:
- Phần cứng: có công dụng như USB, được bảo mật bằng mật khẩu (còn được gọi là mã PIN).
- Chứng thư số: chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp. Đây là phần thiết yếu, không thể tách rời của chữ ký số.
Như vậy, Token được sử dụng để ký số trên các hợp đồng điện tử, các loại văn bản và tài liệu số nhằm phục vụ, đem đến lợi ích cho các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Đây là phương pháp ký số đảm bảo an toàn, có tính bảo mật và pháp lý cao.
II. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số từ xa mới nhất
1. Chuẩn bị
Các cá nhân, doanh nghiệp cần đảm bảo những yếu tố cần thiết sau để thực hiện ký hợp đồng điện tử:
- Chữ ký số tại các đơn vị, doanh nghiệp được cấp phép còn trong thời gian có hiệu lực.
- Máy tính đã cài đặt trước phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
- Phần mềm ký hợp đồng điện tử từ các nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử.
2. Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)
Khi giao kết hợp đồng điện tử, nếu có thỏa thuận ký chữ ký số trong nội dung, các bên bắt buộc phải thực hiện ký số để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực cho hợp đồng.
Các bước ký số lên hợp đồng điện tử được tiến hành theo quy trình sau:
-
Bước 1: Cài đặt thiết bị
Người dùng cắm thiết bị Token vào PC, sau đó chạy chương trình cài đặt phần mềm.
-
Bước 2: Đổi mật khẩu
Nếu là lần đầu sử dụng Token, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu “PIN Code” sau khi đã cài đặt hoàn tất để bảo vệ thiết bị. Khi đó, theo điều hướng của hệ thống, người dùng bắt buộc thực hiện thao tác đổi mật khẩu.
Người dùng cần lưu ý ghi nhớ mật khẩu mới sau khi đổi mật khẩu cho các lần ký số kế tiếp. Bên cạnh đó, nên thay đổi mật khẩu định kỳ để tăng tính bảo mật. Mật khẩu mới yêu cầu có độ dài ít nhất 8 ký tự, trong đó bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
-
Bước 3: Ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm
Người dùng thực hiện các thao tác sau để ký kết hợp đồng:
– Đầu tiên, bạn mở file bản Hợp đồng hoặc Bản khai định dạng PDF.
– Tiếp theo, bạn chọn Protect với chức năng Sign&Certify, sau đó tiếp tục chọn Place Signature để ký vào văn bản. Tiếp đến, bạn chọn nơi sẽ hiển thị chữ ký. Tại đây, giao diện sẽ xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, bạn chọn Sign:
- Sign as: để tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng, bạn nên lựa chọn Chữ ký số phù hợp.
- Reason: Chọn lý do ký văn bản.
Bên cạnh đó, người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký riêng theo các bước sau: tại Appearance Type, bạn chọn Create New Style. Tiếp đến, bạn sẽ tự tạo mẫu chữ ký riêng với các lựa chọn có sẵn.
– Khi đã ký số, người dùng nhập tên file mới, chọn nơi lưu trữ file và chọn Save.
– Sau đó, để truy xuất đến USB Token, bạn nhập mật khẩu tại hộp thoại yêu cầu nhập mã pin rồi chọn Đăng nhập. Phần mềm sẽ ký số vào văn bản khi mã pin được nhập chính xác. Các thông tin của đơn vị, doanh nghiệp sẽ xuất hiện tại nơi bạn chọn ký và hoàn tất quá trình ký.
Người dùng có thể xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái.
III. Quy định về thủ tục đăng ký chữ số tổ chức, doanh nghiệp
Một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất hiện nay là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử và chữ ký số. Đây là thiết bị giúp giải quyết các vấn đề khó khăn liên quan đến kê khai, giao dịch không thể thực hiện được trên hợp đồng giấy.
Đăng Ký Mới chỉ có Chữ Ký Số Viettel-CA các gói: 1 năm, 2 năm, 3 năm như sau:
| Gói Cước | 1 Năm | 2 Năm | 3 Năm |
| Giá Xuất Hóa Đơn (bao gồm VAT) |
1.826.000 | 2.741.000 | 3.109.000 |
| Giá Khuyến Mãi | 1.390.000 | 1.750.000 | 1.890.000 |
Đăng Ký Mới COMBO SIÊU CẠNH TRANH dành cho doanh nghiệp mới thành lập gồm Chữ Ký Số Viettel-CA + hóa đơn điện tử + hợp đồng điện tử:
| Gói Cước | 2 Năm | 3 Năm |
| Giá Xuất Hóa Đơn (bao gồm VAT) |
1.390.000 | 1.500.000 |
COMBO MIỄN PHÍ BAO GỒM:
+ Gói 100 hợp đồng điện tử
+ Gói 500 hóa đơn điện tử Viettel
TỔNG ĐÀI LIÊN HỆ ĐĂNG KÝ VIETTEL-CA: 0963.14.5353 (Zalo) hoặc 0866.222.900 – 0902.889.777 (Mr.Cường)
Email: cuongnd16@viettel.com.vn & dinhcuong.dlu@gmail.com
Tổng đài hỗ trợ kỹ thuật chữ ký số Viettel toàn Quốc: 1800.8000
1. Thủ tục đăng ký khi sử dụng chữ ký số
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký nhất định để sử dụng được chữ ký số (theo Điều 23, Nghị định 130/2018/NĐ-CP):
- Quyết định thành lập/ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đầu tư.
- Chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật.
2. Yêu cầu
Để đối chiếu, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao kèm bản chính.
Doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Sau đó, theo gói thời gian sử dụng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán lệ phí. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chịu trách nhiệm tiến hành xác minh, kiểm tra tính chính xác để cấp chứng thư số cho doanh nghiệp.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục đăng ký, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số trong các giao dịch, hoạt động ký kết theo quy định của pháp luật. Trong quá trình sử dụng, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ giữ trách nhiệm hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết cách cài đặt chữ ký số cho các cá nhân/ doanh nghiệp.
IV. Đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, giá tốt nhất hiện nay
Công ty tập đoàn Viettel là thương hiệu dẫn đầu về lĩnh vực phát triển, ứng dụng công nghệ xử lý dữ liệu hiện nay. Công ty cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp như chữ ký số, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và có tính pháp lý cao.
>> Xem thêm: Lưu ý & Quy định sử dụng chữ ký số trong giao dịch chứng khoán
Viettelnet luôn được xem là đơn vị có chính sách giá tốt nhất trên thị trường hiện nay với hệ thống sản phẩm, dịch vụ tiên phong, luôn được đổi mới, mang đến nhiều lợi ích to lớn cho các đơn vị cá nhân, doanh nghiệp.
Để tìm hiểu chính xác hơn về quá trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số hoặc giá thành sử dụng chữ ký số của Viettelnet, quý khách có thể truy cập vào website Viettelnet hoặc liên hệ qua hotline 0866.222.900 – 0963.14.53.53 để nhận được tư vấn tận tâm nhất từ công ty.
Hoàng Hải Yến
