Nguyên tắc chung trong cách quản lý xe công ty

Để phục vụ các hoạt động chung của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng xe công ty là cần thiết và vô cùng quan trọng. Xe công ty là tài sản chung của quý công ty hay tổ chức doanh  nghiệp, vì thế mà Pháp luật đã đề ra những nguyên tắc chung trong cách quản lý xe công ty. Cùng Viettelnet theo dõi qua bài viết hôm nay.

Quản lý xe công ty rất quan trọng và cần thiết.

Quản lý xe công ty rất quan trọng và cần thiết.

Mục đích của quản lý xe công ty

Đảm bảo tính nguyên tắc khi sử dụng xe công ty với mục đích chung, quản lý các bộ phận tài xế, hành khách theo tính khách quan nhất. Đem lại lợi ích an toàn cho mọi người.

Việc quản lý xe công ty được áp dụng cho toàn bộ xe dưới sự kiểm soát của công ty và doanh nghiệp.

Quy trình quản lý xe công ty hiệu quả bằng thiết bị định vị ô tô Viettel

quản lý xe công ty hiệu quả bằng thiết bị định vị ô tô Viettel

Quản lý chung hành trình xe

Ghi lại thời gian lái xe, quãng đường đi, tên tài xế, xe tắt mở máy.

Kiểm tra các cảnh báo quá tốc độ bằng loa Buzzer được lắp đặt trên xe.

Sử dụng máy quay quay lại hành trình để thấy được trạng thái trên xe bao gồm tài xế và hành khách, lưu lại hình ảnh và video để phục vụ cho những lúc cần thiết theo hướng khách quan trung thực.

Quản lý tài xế xe công ty

Kiểm soát các lỗi lái xe trong quá trình tham gia giao thông như vượt ẩu phóng nhanh, sử dụng đồ cồn khi tham gia giao thông… Kiểm soát vận tốc để điều chỉnh phù hợp.

Hỗ trợ tài xế trong công tác quản lý phương tiện những lúc cần thiết.

Quản lý hành khách trên xe khi gắn thêm camera

Quan sát hành khách trên xe và chủ trương nhắc nhở khi hành khách không tuân theo quy định của xe.

Trong trường hợp xảy ra va chạm giữa các hành khách với nhau, giữa tài xế và hành khách, có video, hình ảnh quay lại để làm bằng chứng.

Chất lượng phục vụ hành khách nâng cao, tạo niềm tin cho khách hàng.

Xuất báo cáo hành trình xe chạy, tổng số kilomet xe chạy

  • Báo cáo ngày
  • Báo cáo dừng đỗ
  • Báo cáo tổng hợp
  • Báo cáo thời gian làm việc
  • Báo cáo thời gian hoạt động
  • Báo cáo mất GPS
  • Báo cáo mất GPRS
  • Báo cáo chi tiết hoạt động theo ngày
  • Báo cáo đếm hành trình di chuyển
Xuất báo cáo hành trình xe chạy, tổng số kilomet xe chạy
Xuất báo cáo hành trình xe chạy, tổng số kilomet xe chạy

>> XEM THÊM: Doanh nghiệp vẫn tải lắp camera theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP

>> XEM THÊM: Tìm hiểu thủ tục đổi biển số vàng và mức phạt

Sản phẩm định vị xe ô tô Viettel doanh nghiệp bán chạy nhất 2021

+ VTR12T 

Miễn phí lắp đặt tận nơi và thiết bị định vị hợp chuẩn chất lượng được bộ gtvt VTR-05 thông dụng này với Sim 4G Viettel đã được đăng ký sẵn gói cước 12 tháng cho khách hàng hoặc công ty có giao nhận toàn quốc nhé

–>Giá trọn gói (thiết bị + SIM 4G + lắp đặt miễn phí): thanh toán tổng 1.300.000 VNĐ

+ VTR24T

Miễn phí lắp đặt tận nơi và thiết bị định vị VTR-05, Sim 4G Viettel đã được đăng ký sẵn gói cước 24 tháng cho khách hàng hoặc công ty

–>Giá trọn gói (thiết bị + SIM 4G + lắp đặt miễn phí): thanh toán tổng 2.200.000 VNĐ

+ VTR48T

Miễn phí lắp đặt tận nơi và thiết bị định vị VTR-05, Sim 4G Viettel đã được đăng ký sẵn gói cước 48 tháng cho khách hàng hoặc công ty

–>Giá trọn gói (thiết bị + SIM 4G + lắp đặt miễn phí): thanh toán tổng 2.759.000 VNĐ

Gọi cho Hotline Tư Vấn 0866.222.9000963.14.53.53

Nguyên tắc quản lý xe công ty doanh nghiệp

Các nguyên tắc chung

Xe công ty chỉ phục vụ cho nhu cầu sử dụng của công ty, không được phép sử dụng vào mục đích riêng của từng cá nhân, tổ chức nào. Đối tượng được sử dụng xe công ty là những người được ủy quyền cấp xe riêng với mục đích chung có lợi cho công ty

Xe công ty chỉ phục vụ cho mục đích chung của công ty hoặc tổ chức doanh nghiệp

Xe công ty chỉ phục vụ cho mục đích chung của công ty hoặc tổ chức doanh nghiệp.

Đơn vị quản lý trực tiếp các chi phí xe công ty là phòng Kế toán – Tài chính, bên cạnh đó phòng Hành chính – Quản trị trực tiếp quản lý và điều hành tổ xe công ty.

Nguyên tắc của quy trình điều xe

Trưởng phòng các ban có thẩm quyền điều xe. Trước khi sử dụng xe công ty cần làm giấy đề nghị điều xe và được duyệt mới được sử dụng.

Thời gian đăng ký sử dụng xe công ty: Nếu xe sử dụng trong ngày thì đăng ký trước 1 ngày. Nếu đi từ 2 ngày trở lên thì đăng ký trước 2 ngày.

Trách nhiệm Lãnh đạo của đội xe

– Cập nhật, quản lý việc tiêu thụ các khoản như xăng dầu, bình điện… phù hợp với các nguyên tắc đã quy định của công ty.

– Kiểm tra và theo dõi lịch trình xe, làm giấy xác nhận cho phòng Kế toán – Tài chính để có cơ sở thanh toán tiền các khoản trên.

– Giải quyết kịp thời các sự cố, thắc mắc và đề nghị của lái xe.

Quy trình văn bản trong cách quản lý xe công ty

Văn bản đề nghị sử dụng xe công ty

Người có nhu cầu sử dụng xe công ty phải được xác nhận trong văn bản chấp thuận sử dụng xe theo mẫu đề nghị chung của công ty quy định.

Mẫu văn bản đề nghị sử dụng xe cơ bản.

Mẫu văn bản đề nghị sử dụng xe cơ bản.

Văn bản điều xe

Sau khi được chấp thuận sử dụng xe công ty, trưởng phòng Hành chính – Quân sự kiểm tra và phê duyệt trong văn bản điều xe nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người sử dụng xe công ty.

Hình ảnh mẫu cho phiếu điều xe công ty.

Hình ảnh mẫu cho phiếu điều xe công ty.

Quy định của người sử dụng xe công ty: Chuẩn bị và kiểm tra an toàn các thiết bị trên xe, có thái độ hòa nhã vui vẻ và có ý thức bảo vệ, đảm bảo an toàn khi sử dụng xe công ty tham gia giao thông, đảm bảo trả xe đúng thời gian cam kết trong văn bản đề nghị sử dụng xe, có ý thức tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp… trong mỗi chuyến đi. 

Văn bản bảng kê thanh toán chi phí xe công ty

Phòng Tài chính – kế toán có nhiệm vụ kê khai và hạch toán các chi phí tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp… tính theo định mức đầu xe chạy trong mỗi km. 

Bộ phận kế toán kết hợp với bộ phận hành chính để tiến hành đi thực tế để đưa ra các mức chi phí hợp lí.

Kiểm kê và ghi rõ thanh toán chi phí xe ô tô theo mẫu.

Kiểm kê và ghi rõ thanh toán chi phí xe ô tô theo mẫu.

Văn bản cho kế hoạch bảo trì

Sau khi sử dụng xe công ty, cần kiểm tra đầy đủ các thiết bị trang bị cho xe và các yếu tố cần thiết khác. Kê khai vào văn bản bảo trì và thực hiện kế hoạch bảo trì khi cần thiết.

Thực hiện bước bảo trì xe sau khi sử dụng xe công ty.

Thực hiện bước bảo trì xe sau khi sử dụng xe công ty.

Viettelnet gửi bạn những thông tin quan trọng và cần thiết trong cách quản lý xe công ty. Vì mục đích chung cùng phát triển của công ty, những nguyên tắc này là không thể thiếu. Để giải đáp những thắc mắc của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0866.222.900 nhé.