Hướng dẫn chi tiết cách tạo và thêm chữ ký email trong Outlook.com

Vì sao nên tạo và thêm chữ ký email trong Outlook.com? Hướng dẫn cách tạo chữ ký email Outlook tự động. Các bước thay đổi chữ ký email trong Outlook.

Thêm chữ ký trong Outlook là cách giúp người dùng làm thư email của mình trông chuyên nghiệp và có tính cá nhân hóa hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thiết lập chữ ký tự động hoặc thêm vào theo từng trường hợp cụ thể.

Ở bài viết dưới đây của Viettelnet sẽ hướng dẫn chi tiết về cách tạo và thêm chữ ký email trong Outlook.com chi tiết, mời bạn đọc cùng theo dõi.

I. Vì sao nên tạo và thêm chữ ký email trong Outlook?

Tạo và thêm chữ ký email trong Outlook đem tới cho người dùng nhiều lợi ích nổi bật như:

• Đây là cách giúp để lại thông tin danh thiếp của bạn, từ đó tạo ấn tượng cho người đọc thư.
• Chữ ký email giúp người đọc, người nhận thư dễ dàng nhận biết được toàn bộ thông tin của bạn, từ đó giúp quá trình liên lạc thêm nhanh chóng, thuận tiện hơn.
• Góp phần xây dựng thương hiệu cá nhân và tạo dựng sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, qua đó giúp khách hàng nhận dạng công ty qua logo, hình ảnh.
• Chữ ký email là phương tiện để khách hàng tiếp cận với công ty thông qua việc nhấn chuột vào link website, Fanpage Facebook được chèn trong chữ ký.

II. Hướng dẫn cách tạo chữ ký email tự động trong Outlook.com

• Bước 1: Bạn hãy đăng nhập vào Outlook >> Nhấn vào Home >> Chọn mục New Email (Tạo thư mới).

• Bước 2: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị một cửa sổ hộp thư mới. Tại mục Tab Insert (Chèn), bạn hãy chọn mục Signature (Chữ ký) >> Nhấn chọn Signature một lần nữa.

• Bước 3: Tại mục Tab Email Signature (Chữ ký Email) >> chọn mục New (Mới) >> Đặt tên cho chữ ký mới >> Nhấn chọn OK.

• Bước 4: Bạn hãy nhập các thông tin cơ bản của chữ ký email tại mục Edit Signature (Sửa chữ ký). Dưới đây là một số thông tin bạn nên điền đầy đủ:

• Họ và tên đầy đủ.
• Chức vụ.
• Tên công ty.
• Số điện thoại.
• Email.
• Địa chỉ công ty (Nếu cần thiết).
• Website và link mạng xã hội (nếu có).

Lưu ý: bạn có thể thay đổi màu sắc và font chữ tùy thích hoặc chèn thêm ảnh, logo, đường link website hoặc trang mạng xã hội bằng cách sau: Nhấn chọn biểu tượng chèn hình ảnh >> Chọn hình ảnh cần chèn >> chọn mục Chèn.

Nếu cần chèn link website, bạn hãy nhấn chọn biểu tượng chèn liên kết và nhập địa chỉ website cần chèn vào.

• Bước 5: Bạn hãy chọn tùy chỉnh cho New Messages và Replies/Forward với:

• New Messages: Áp dụng thêm chữ ký tự động cho tất cả các thư mới, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
• Replies/Forward: Áp dụng thêm chữ ký tự động cho những thư trả lời hoặc chuyển tiếp, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.

• Bước 6: Sau khi hoàn tất việc tạo thông tin cho chữ ký cá nhân và tùy chỉnh tự động cho từng kiểu thư, bạn hãy nhấn mục OK để lưu lại chữ ký này.

XEM THÊM >> CÁCH CHÈN CHỮ KÝ TRONG FILE PDF

III. Hướng dẫn cách thêm chữ ký vào thư mới thủ công trên Outlook.com

• Bước 1: Bạn hãy đăng nhập vào mail Outlook >> chọn Home >> chọn New Message.

• Bước 2: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị hộp thư mới. Tại mục Tab Message (Thư), bạn hãy chọn biểu tượng Signature (Chữ ký) >> chọn chữ ký mà bạn đã tạo ra từ trước trong menu Signature (Chữ ký). Nếu tạo nhiều chữ ký khác nhau, bạn có thể tùy chọn bất kỳ chữ ký nào sao cho phù hợp với mail mà bạn cần gửi đi.

XEM THÊM >>CHỮ KÝ SỐ TRONG FILE WORD

IV. Cách thay đổi chữ ký email tự động đơn giản, nhanh chóng

• Bước 1: Bạn hãy đăng nhập vào Outlook >> nhấn chọn mục File (Tệp) trên thanh công cụ.

• Bước 2: Trong File, bạn cần tìm và chọn mục Options (Cài đặt).

• Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ chức năng Options (Cài đặt), bạn hãy chọn vào mục Mail (Thư). Sau đó, tại dòng Create or modify signatures for messages, bạn hãy nhấn chọn vào Signature (Chữ ký).

• Bước 4: Lúc này, màn hình sẽ chuyển hướng sang cửa sổ hộp thoại Signature and Stationery. Tại phần Select Signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký đã tạo trong tài khoản Outlook của bạn.

Lúc này, bạn chỉ cần chọn chữ ký cần tiến hành sửa >> chọn phần Edit Signature (Sửa chữ ký) và chỉnh các thông tin sao cho phù hợp với mục đích sử dụng của mình >> nhấn OK để lưu lại các thay đổi sau khi đã chỉnh sửa xong.

Bài viết trên của Viettelnet.vn đã hướng dẫn chi tiết cách tạo và thêm chữ ký email trong Outlook.com. Hy vọng nội dung này sẽ hữu ích với bạn, qua đó bạn có thể dễ dàng thêm mới, thay đổi hoặc xóa chữ ký trong Outlook nhanh chóng.